Ergens in je organisatie zit iemand die vorige maand op internet een handige tool heeft gevonden voor bepaalde werkzaamheden zoals: een pdf-convertor, een AI tool of een contracten checker-tool. Voor slechts € 20,- per maand, meteen te gebruiken en eenvoudig betaald met de creditcard van het werk. De tool doet wat hij moet doen en de collega’s zijn blij. Zo op het eerste gezicht zou je denken goed gedaan want je hebt een mooie handige oplossing gevonden voor een paar euro. Echter niemand heeft er verder over nagedacht dat dit abonnement iedere maand blijft doorlopen en hoe de tool veilig en juist in te passen is in de digitale werkomgeving.
In de meeste organisaties is dit herkenbaar. Dit is hoe de meeste software tegenwoordig een organisatie binnenkomt: niet via een aanbesteding of via de inkoopafdeling, maar via een proefaccount dat bleef hangen. Om issues te voorkomen is het tijd om inzicht te creëren in hoe je dit beter aan kunt pakken.
Hoeveel applicaties draaien er eigenlijk?
Uit het jaarlijkse internationale SaaS-onderzoek van softwareleverancier Torii komt een cijfer dat de meeste bestuurders niet direct zullen verwachten. Organisaties gebruiken gemiddeld tussen de 300 en 800 applicaties, en bij organisaties met meer dan vierduizend medewerkers loopt dat op tot boven de 2000. Van al die applicaties is volgens hetzelfde onderzoek ongeveer zes op de tien niet formeel in beheer.
Dit zijn cijfers van een leverancier die er zelf belang bij heeft, dus neem ze met de nodige korrels zout. Maar de richting herkennen we in de praktijk wel. Vraag eens aan je ICT-collega hoeveel applicaties er in gebruik zijn en vraag daarna aan de crediteurenadministratie hoeveel softwareleveranciers er het afgelopen jaar zijn betaald. Die twee lijstjes zijn zelden hetzelfde.
De rekening die niemand opent
Losse abonnementen zijn afzonderlijk te klein om op te vallen en samen groot genoeg om pijn te doen. De volgende drie dingen zie je bijna overal terug.
- Er wordt betaald voor licenties van mensen die allang uit dienst zijn. Bij maandelijkse afschrijvingen valt dat niemand op.
- Er wordt gebruik gemaakt van meerdere tools naast elkaar die grofweg hetzelfde doen, omdat twee afdelingen los van elkaar iets hebben uitgezocht en buiten normale wegen om hebben ingekocht.
- Contracten worden automatisch verlengd, omdat de afspraak (contract) centraal niet bekend is doordat deze lokaal is gemaakt door iemand die die tool ooit heeft aangevraagd en afspraken zoals de opzegtermijn via mail heeft bevestigd.
Deze drie zaken samen zorgen ervoor dat je geen zicht hebt op je afspraken en daardoor grip op de kosten.
Het gaat niet meer alleen over geld
Bij software die met bedrijfs- of patiëntgegevens werkt, wordt het direct serieuzer. Voor een tool die buiten het proces om is aangeschaft, is er ook meestal geen verwerkersovereenkomst afgesloten. Er is niet gekeken waar de data staat, wie erbij kan en wat er gebeurt als de leverancier ermee stopt. Dit speelt extra bij de nieuwe generatie AI-hulpmiddelen. Die zijn in een paar klikken in gebruik en er gaat vaak bedrijfsinformatie in, zonder dat iemand heeft beoordeeld wat de leverancier daarmee doet.
Sinds 15 augustus 2026 is de Cyberbeveiligingswet van kracht, de Nederlandse uitwerking van NIS2. Die verplicht organisaties die eronder vallen om aantoonbaar grip te hebben op hun risico’s, inclusief de risico’s die via leveranciers binnenkomen. Aantoonbaar grip hebben op software waarvan je het bestaan niet kent, is lastig uit te leggen aan een toezichthouder.
Verbieden werkt niet
De reflex van veel managers is een totaalverbod: niets meer aanschaffen zonder toestemming. Dit werkt alleen indien er een goed en flexibel proces is ingericht wat medewerkers ondersteunt om dit soort zaken op een juiste eenvoudige wijze te bestellen. Doe je dit niet dan zoeken medewerkers gewoon een route eromheen en blijven dit soort zaken onzichtbaar. Ofwel zorg dat het makkelijker is om het goed te doen via gedefinieerd proces dan om het zelf te moeten regelen. Precies zoals bij elke andere inkoopcategorie.
Zo begin je
Je hoeft hier geen project van te maken. Begin bij de administratie, niet bij de techniek. Trek een overzicht uit de crediteurenadministratie van alle uitgaven die bij een softwareleverancier zijn gedaan, inclusief creditcardbetalingen en incasso’s. Dat levert bijna altijd nieuwe inzichten en meer namen op dan verwacht.
Zet er per applicatie drie dingen bij: wie is de eigenaar (betaalt de factuur), wanneer loopt de afspraak/het contract af, wat is de opzegtermijn en wat voor gegevens worden er met de software tool precies verwerkt (functionaliteit). Stem de uitkomst van deze inventarisatie af met de afdeling ICT en bepaal wat niet nodig is en kan worden opgezegd, wat vergelijkbaar is en kan worden samengevoegd en zorg ervoor dat afspraken helder en juist (i.o.m. wet- en regelgeving) worden vastgelegd in een contract. Zorg voor één heldere route (proces) voor alle nieuwe software aanvragen, waarbij aanvrager gegarandeerd binnen een paar dagen een passend antwoord krijgt. Dat laatste is geen formaliteit, dat is de reden dat mensen die route ook gaan gebruiken.
Hoe wij hierbij helpen
Via ICT Camp en het team van BaseCamp Solutions brengen wij o.a. in kaart welke software er daadwerkelijk binnen een organisatie wordt gebruikt en wat ervoor wordt betaald. We beoordelen de contracten, de verwerkersovereenkomsten, de conditie, we optimaliseren het aantal leveranciers en de contracten en bewaken de verlengdata. Daarnaast richten we de passende aanvraagroute in, zodat het bestellen van een nieuwe tool eenvoudig mogelijk en traceerbaar is. Benieuwd hoeveel software er bij jouw organisatie buiten het beeld van ICT draait en wil je hier meer grip op? Neem contact op met BaseCamp Solutions, en wij helpen je inzicht en grip te krijgen.
