Inkoop van ICT is een vak apart

Bedrijven moeten kunnen vertrouwen op een veilige en betrouwbare ICT-infrastructuur. Optimale veiligheid van data is belangrijk, of het nu gaat om de cloud, om de salarisadministratie, marketing of projectmanagement. Het is dan ook belangrijk dat de inkoop van ICT heel bewust en vanuit de juiste kennis en expertise wordt gedaan. Zomaar in zee gaan met de goedkoopste of duurste aanbieder is zeker niet altijd een garantie op succes. Realiseer je goed dat dat steeds belangrijker wordt voor aansturing van je bedrijf en dat data nog nooit zo veel misbruikt werd als in deze tijd.

Hier staat tegenover dat burgers (wellicht uw eindklant) en medewerkers zich steeds bewuster zijn van de risico’s van het delen met data met derden. Dit heeft onder meer te maken met de nieuwe Cookiewet en de AVG. Een optimaal veilige ICT-infrastructuur zorgt voor meer zekerheid. Het team van BaseCamp Solutions heeft zich gespecialiseerd in het inkopen van ICT en ondersteunt u hier graag bij.

Waar moet ICT allemaal aan voldoen?

Organisaties moeten nu op andere wijze en meer bewust omgaan met data, zoals bijzondere persoonsgegevens, als voorheen. Een optimaal veilige ICT-omgeving is hiervoor onmisbaar. Hier komt nog bij dat ICT-apparatuur in deze tijd het liefst ook circulair en duurzaam/energiezuinig moet zijn. Het gaat in veel organisaties allang niet meer om uitsluitend standaard ICT-oplossingen, maar steeds meer om maatwerk oplossingen.

Apps, websites, portals en sociale intranetten moeten met elkaar verbonden blijven. Alles moet veilig en betrouwbaar toegankelijk zijn, beschermd tegen cybercriminaliteit. Juist omdat de wereld van ICT steeds breder wordt is het belangrijk dat ook de inkoop van ICT op de juiste wijze gebeurt.

Toenemende risico’s privacy en veiligheid

Maatwerk ICT brengt extra risico’s met zich mee. Toch leunen steeds meer bedrijven en organisaties op maatwerk ICT-infrastructuren. Dit is wellicht nodig met het oog op de specifieke kernprocessen van deze partijen. Alle bedrijven en organisaties moeten zich terdege bewust zijn van de groei aan risico’s als het gaat om privacy en veiligheid.

Waar moet er nu precies op gelet worden bij de inkoop van ICT?

1. Alle relaties en scenario’s onder de loep

Gezien het werkgebied en de complexiteit van ICT, zijn er vaak meerdere contracten nodig. Al deze relaties en mogelijke scenario’s dienen adequaat onder de loep te moeten worden genomen. Er moet niet alleen naar ieder contract op zich worden gekeken, maar ook naar de eventuele onderlinge verbanden. In hoeverre kan een complete dataveiligheid worden gegarandeerd? Welke afspraken zijn hierover gemaakt? Het is heel belangrijk om bij de inkoop van ICT optimale aandacht te besteden aan ‘wat als’-situaties. Deze moeten met elke ICT-dienstverlener worden doorgenomen en er moeten duidelijke afspraken worden gemaakt en worden vastgelegd.

2. De verdeling van verantwoordelijkheid

Gaat het mis op het gebied van dataveiligheid? Dan is het belangrijk dat goed duidelijk is waar de verantwoordelijkheid hiervoor ligt. Een rechter zal in de basis altijd de verantwoordelijkheid neerleggen bij de ICT-dienstverlener en niet bij de klant. Toch, als het echt mis gaat, dan heeft dit ook ongewenste en nadelige gevolgen voor de klant. Het is dan ook niet aan te raden om het erop aan te laten komen. Zorg ervoor dat de verdeling van verantwoordelijkheid in geval van problemen duidelijk is en goed staat omschreven.

3. Zorgplicht van ICT-dienstverleners

Iets wat zeker ook niet vergeten mag worden bij de inkoop van ICT is de zorgplicht waaraan ICT-dienstverleners dienen te voldoen. Tot deze zorgplicht behoort onder meer het bijwerken van onveilige software, het informeren over bijkomende kosten, het bewaken van projectvoortgang en het informeren over mogelijk ontbrekende functionaliteiten.

Besteed bij de inkoop van ICT ook aandacht aan de algemene voorwaarden van een ICT-dienstverlener. Het is verleidelijk om de algemene voorwaarden te laten zijn voor wat zij zijn, maar dit is niet aan te raden. Juist omdat ICT-projecten in de praktijk relatief complex zijn, kunnen problemen makkelijk leiden tot het overschrijden van kosten en het ontstaan van vertragingen en het lopen van risico’s. Ga niet zomaar akkoord met algemene voorwaarden, maar onderhandel daar waar het nodig is en stuur (daar waar mogelijk en aanwezig) op toepasselijkheid eigen voorwaarden.

Inkoop van ICT vraagt om veel kennis

U wilt in elke situatie kunnen vertrouwen op uw ICT-infrastructuur en ICT-dienstverleners. Voor de juiste inkoop van ICT is een goede voorbereiding een must, net als het hebben van optimale kennis van zaken BaseCamp Solutions biedt met haar product ICT-Camp, ICT inkoop als een dienst. De juiste bron van kennis en expertise. Wilt u meer informatie of advies? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.

Gerelateerde blogs

Data is onmisbaar bij werkplekmanagement

Data is onmisbaar bij werkplekmanagement

De manier van werken is de laatste jaren flink verandert. Van op kantoor zitten, naar flexplekken, naar remote werken, naar hybride werken tot volledig thuiswerken. Dit vraagt nogal wat aanpassingsvermogen van medewerkers en van facility management. Wat is de...

Lees meer