Binnen één week kwamen deze zomer twee bekende namen met vrijwel hetzelfde nieuws. Schiphol wil de regie over de facilitaire dienstverlening terug en gaat het aantal dienstverleners terugbrengen. Dit betekent dat de luchthaven de begeleiding van reizigers met een beperking vanaf 2028 weer zelf gaat doen. Netbeheerder Enexis gooide in dezelfde periode zijn sourcing-strategie om naar meer regie in eigen hand, met opvallend vergelijkbare argumenten.
Twee organisaties die verder weinig met elkaar gemeen hebben en toch dezelfde conclusie. Dat maakt het meer dan een incident. Voor iedereen die facilitaire diensten inkoopt, ligt de vraag daarmee op tafel. Geef je te veel weg als je alles bij één partij belegt? En is zelf doen dan het antwoord of is een hybride-tussenoplossing een goed idee?
Uitbesteden ging jarenlang maar één kant op
De afgelopen twintig jaar bundelden organisaties hun facilitaire diensten steeds verder. Schoonmaak, catering, beveiliging, receptie en technisch onderhoud verhuisden naar één integrale dienstverlener. De belofte was aantrekkelijk: één aanspreekpunt, minder facturen en een lagere prijs door schaalgrootte.
Tot op zekere hoogte werkte dat ook. Alleen raak je zo langzaam iets kwijt dat je pas mist als je het niet meer hebt en toch nodig hebt. En dat is de kennis van de eigen operatie, die hierdoor wegzakt als je het niet goed regelt. Overleg met leveranciers gaat over KPI’s en boeteclausules in plaats van over het werk zelf. En als er iets misgaat, ben je voor de analyse afhankelijk van de partij die het veroorzaakte. Wij schreven eerder over de nadelen van alles onderbrengen in één integraal contract. Dat stuk is inmiddels een paar jaar oud, maar blijkbaar actueler dan ooit.
Regie voeren is iets anders dan zelf uitvoeren
Hier gaat het in de praktijk het vaakst mis. Regie terugpakken wordt gelezen als insourcen en dat is een te simpele en dure vertaling. Je haalt mensen, contracten en risico’s terug naar binnen zonder de vraag te beantwoorden die eronder ligt.
Die vraag die je in deze situaties moet stellen is: welke kennis moet je zelf in huis hebben om een goede opdrachtgever te zijn? Schiphol gaat de schoonmaak niet zelf doen. Het neemt de dienst over waarbij het om het directe contact met de reiziger gaat. Dat is een keuze op basis van wat de organisatie onderscheidt, niet op basis van de prijs per uur.
Begin bij de vraag wat je zelf moet weten
Een regieorganisatie die werkt, herken je aan de volgende drie dingen:
1) Ze weet wat er in haar gebouwen gebeurt zonder het aan de leverancier te hoeven vragen.
2) Ze kan een contract inhoudelijk beoordelen.
3) Ze heeft iemand die inhoudelijk een goede gesprekspartner is van de leverancier.
Dat laatste is zeldzamer dan je denkt. Wie jarenlang alleen op rapportages heeft gestuurd, mist op een gegeven moment de vakkennis om te zien of iets inhoudelijk of procesmatig klopt. Dan wordt elk gesprek een onderhandeling over percentages. Hoe je die kennis terughaalt zonder zelf monteur te worden, beschreven we eerder in het aansturen van onderhoudspartijen.
Minder leveranciers, of juist meer?
Schiphol wil het aantal dienstverleners omlaag brengen. Dat lijkt in tegenspraak met het loslaten van het integrale contract, maar dat is het niet. Het verschil zit in de laag ertussen.
Bij een integraal contract koopt een hoofdaannemer namens jou in bij onderaannemers die jij niet kent. Bij een regiemodel contracteer je zelf een beperkt aantal partijen rechtstreeks. Je houdt het overzicht en je ziet wat je betaalt. Zo hou je direct grip. Over de winst van een kleiner en scherper leveranciersbestand schreven we eerder, en dat principe verandert niet.
Wat je nu al kunt nalopen
Voordat je aan een nieuwe sourcing-strategie begint, is er huiswerk dat weinig tijd kost en veel kan opleveren. Denk daarom na over de volgende zaken:
- Welke diensten raken direct aan je primaire proces of aan je klant?
Ofwel welke diensten voegen potentieel direct waarde toe? - Welke van die diensten voert een partij uit die je niet zelf hebt geselecteerd?
- Wie in je eigen organisatie kan een bepaalde offerte inhoudelijk beoordelen?
- Op welke afspraken stuur je nu echt, en welke KPI’s leest niemand meer?
- Hoeveel onderaannemers werken er onder je hoofdcontract?
- Wat gebeurt er operationeel als je hoofdleverancier morgen wegvalt?
- Wanneer loopt het contract af, en wanneer moet je opzeggen?
- Heb je de gegevens om zelf een aanbesteding te onderbouwen?
Kom je er bij vraag drie of vraag acht niet uit, dan is dat het eigenlijke probleem. Niet de contractvorm. Goede afspraken vastleggen in je contracten helpt pas als je weet waarop je wilt sturen, en dat begint bij een handvol KPI’s die je daadwerkelijk gebruikt.
Regie voeren met Facility Camp
Regie terugpakken hoeft geen reorganisatie te zijn. In de praktijk gaat het om een handvol mensen die weten hoe leveranciers werken, die contracten kunnen lezen en die de dagelijkse aansturing overnemen.
Dat is precies wat wij doen met Facility Camp. Wij worden het flexibele verlengstuk van je organisatie, voeren de regie over je dienstverleners en zorgen ervoor dat jij in controle bent over je eigen contracten en leveranciers en dat jij de beslissingen neemt op basis van je eigen informatie. Niet op basis van de rapportage van de partij die je beoordeelt. Wil je weten hoe dat er bij jou uit zou zien, neem dan contact met ons op.
