De facility manager is dé professional die het hele zogenaamde ‘huishouden’ van de onderneming regelt. In de praktijk betekent dit dat er veel contracten worden afgesloten met partijen voorde schoonmaak, onderhoud, beveiliging en andere zaken. Vanzelfsprekend is het belangrijk dat deze contracten kloppend zijn opgesteld en juist worden nageleefd. Helaas gaat het in de praktijk vaker mis.
Het team van BaseCamp Solutions geeft 7 aandachtspunten om goede contracten te herkennen en op te stellen.
1. Omschrijving van de betrokken partijen
Het is belangrijk dat alle partijen die bij het contract betrokken zijn volledig worden omschreven.
In de praktijk gebeurt het vaker dat uitsluitend een bedrijfsnaam van de betrokken partijen wordt genoteerd. Dit kan in een later stadium tot problemen leiden. Worden er bijvoorbeeld onderaannemers ingezet door de contractpartij? Mag dit en wie zijn dat? Het is goed om zo veel mogelijk informatie van de betrokken partijen op te nemen in het contract. Benoem ook niet enkel een bedrijfsnaam, maar het liefst ook een naam van de contactpersoon van het betreffende bedrijf.
2. Zorg voor een duidelijke omschrijving van afspraken
Het is goed om gemaakte afspraken gedetailleerd te omschrijven. Wat verwacht u precies van uw leverancier, welke prestatie moet de leverancier leveren. Details in contracten voelen vaak als ‘gedoe’, want het komt vast wel goed. Wanneer dit echter niet zo is, dan zijn die details wel erg handig om te bepalen wat is er niet goed gegaan en wie ie daarvoor verantwoordelijk. Het contract zal altijd dienen als herinnering of als bewijs van de gemaakte afspraak. Neem daarom niet alleen de afspraken, de uit te voeren werkzaamheden en/of de leveren diensten en/of producten zelf op in het contract, maar ook een duidelijke omschrijving van wat dit concreet in gaat houden en hoe dit eventueel te meten.
3. Juiste benaming van een contract
De naam van een contract kan op enig moment van grote betekenis blijken. Het aangaan van een contract met een leverancier betekent dat u gaat samenwerken met deze leverancier. Er kan een contract worden opgesteld om de gemaakte relevante afspraken vast te leggen. Vervolgens kunt u dit contract een ‘inkoop- en verkoopcontract’ noemen, maar ook een ‘leveringscontract’ of bijvoorbeeld een ‘samenwerkingscontract’. Alle termen zouden in de basis passend kunnen zijn, maar kunnen juridisch een belangrijk verschil maken als afspraken niet nagekomen worden. Kijk daarom altijd goed naar de specifieke inhoud van het contract en zorg vervolgens voor de juiste passende benaming en omschrijving.
4. Vermelden van het doel
Het is verstandig om het doel van het contract op te nemen in het contract. Heeft het contract bijvoorbeeld als doel om samen te werken op een bepaald niveau of om structurele leveringen vast te leggen? Het doel moet goed duidelijk maken waarom partij A en partij B een overeenkomst met elkaar zijn aangegaan. Omschrijf dus in een afzonderlijke passage in het contract het ‘waarom’ van de overeenkomst. Uiteraard moeten we ook niet vergeten het hoe en hoeveel duidelijk te omschrijven.
5. Neem doemscenario’s op in de overeenkomst
Wanneer u een contract met een andere partij aan gaat, dan doet u dit in het vertrouwen dat de andere partij zich aan de afspraken houdt. Dit spreekt voor zich. Als u twijfelt aan de oprechtheid van de andere partij, dan sluit u uiteraard geen overeenkomst.
Een contract wordt vaak op basis van vertrouwen aangegaan. Helaas wijst de praktijk uit dat dit niet altijd terecht is. Het is daarom belangrijk om ook doemscenario’s te overwegen bij het aangaan van een nieuw contract. Wat gebeurt er bijvoorbeeld wanneer een levering niet op tijd wordt aangeboden? Moet er dan een vergoeding worden betaald of bijvoorbeeld een korting worden aangeboden? Welke juridische stappen gaat u dan ondernemen? Overweeg wat er mis kan gaan, van beide kanten, en neem in het contract op wat er gebeurt als afspraken niet worden nagekomen.
6. Vermijd vage begrippen in een contract
Probeer alle details in een contract helder te maken. Wanneer er vage begrippen in een contract worden opgenomen, dan kan dit op een later moment altijd zorgen voor onduidelijkheden en/of conflicten. Tijdsaanduidingen is hierbij bijvoorbeeld een belangrijk aandachtspunt. Probeer vage begrippen zoals ‘binnen afzienbare tijd’ te voorkomen. U kunt namelijk een andere invulling geven aan dit tijdsbestek dan de tegenpartij. Binnen afzienbare tijd kan voor u vier weken betekenen en voor de andere partij misschien wel acht weken, of nog langer. Voorkom dat hier conflicten over kunnen ontstaan door altijd duidelijke begrippen te gebruiken en daar waar nodig begrippen eenduidig te definiëren.
7. Controleer wie het contract ondertekent
We benoemden het eerder al. Een contract wordt in principe ondertekend op basis van vertrouwen in elkaar. U gaat immers geen afspraken aan met een partij waarvan u vooraf vermoedt dat deze zich niet aan de afspraken zal houden. Juist dit vertrouwen zorgt ervoor dat u een belangrijk punt kunt vergeten, namelijk wie het contract ondertekent. Helaas komt het voor dat overeenkomsten worden ondertekend door personen die niet formeel bevoegd zijn om dergelijke contracten te ondertekenen. Controleer dit dus altijd voor de zekerheid om problemen te voorkomen.
Bonus tips voor contracten
Los van al de bovenstaande zaken zijn er voor een goed contract nog veel meer zaken van belang denk hierbij onder andere aan; geheimhouding, aansprakelijkheid, eigendom, gegevensbescherming en looptijd.
BaseCamp Solutions biedt ondersteuning
BaseCamp Solutions biedt met Facility Camp, ICT Camp en Inkoop Camp oplossingen op inkoop en/of facilitair gebied als een dienst. Vanuit deze diensten bieden wij u de ondersteuning die volledig aansluit op uw behoeften. Wilt u bijvoorbeeld ICT inkopen? Dan stellen wij ons op als uw inkoper ICT en verzorgen wij onder meer de offerteaanvragen, het vergelijkingsproces, de onderhandelfase en het opstellen van een werkbaar contract.
Door het uitbesteden van uw facilitair beheer zorgt u voor de borging van de uit te voeren werkzaamheden in overeenstemming met de contracten. Wilt u meer weten over wat wij precies voor u kunnen betekenen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie of advies.
