Leveranciersreductie, ofwel het verminderen van het aantal leveranciers waarbij ingekocht wordt, levert interessante voordelen op voor uw organisatie. Door het aantal leveranciers terug te brengen, ontstaan er mogelijkheden om zowel tijd als geld te besparen en de kwaliteit te verbeteren.
Bij leveranciersreductie is het belangrijkste doel om zo te komen tot vermindering van de administratieve werkdruk, vereenvoudiging van de inkoop- en/of facturatieprocessen en te komen tot betere afspraken met leveranciers. Het team Inkoop Camp van BaseCamp Solutions vertelt je graag meer over leveranciersreductie, hoe dit proces verloopt en wat dat voor jou kan betekenen.
Efficiënt inkopen met minder leveranciers
In de basis betekent leveranciersreductie: zo efficiënt mogelijk inkopen met zo min mogelijk leveranciers. Het is belangrijk om hier bewust mee om te gaan en bewuste keuzes te maken over de leveranciers waarmee een samenwerking wordt aangegaan. Hoe groter het assortiment van producten en diensten bij één leverancier, hoe minder kleinere leveranciers je hiervoor nodig hebt. Door meer zaken onder te brengen bij één leverancier word je ook meestal een belangrijkere klant van deze leverancier, wat zich meestal weer vertaald in gunstigere condities en voorwaarden.
Veel organisaties werken met een scala aan “kleinere” leveranciers. Dit zijn leveranciers waar sporadisch of ad-hoc zaken mee wordt gedaan en waarmee geen speciale afspraken zijn gemaakt of een contract is overeengekomen.
Door zaken samen te voegen en hiervoor een formele samenwerking aan te gaan met een gespecialiseerde leverancier, met een ruimer aanbod en wellicht webshop, kan het aantal leveranciers worden verlaagd. Op deze manier kun je de condities en/of afspraken aanscherpen, het aantal facturen worden gereduceerd en de processen efficiënter worden ingericht. Kortom, een hoop voordelen.
Voordelen van leveranciersreductie
Leveranciersreductie levert voor organisaties veelal meerdere voordelen op. Het spreekt voor zich dat het leveranciersbeheer vereenvoudigd wordt. Dit bespaart tijd in de onderhandeling en in het dagelijks contact. Ook wordt de inkoop en de administratieve afhandeling van bestellingen en facturen eenvoudiger, omdat de bestelprocessen makkelijker en sneller geautomatiseerd kunnen verlopen (OCI/webshops). Ofwel een mooie besparing op de indirecte kosten.
Hoe zorg je voor een succesvolle leveranciersreductie?
Allereerst dien je te zorgen voor een helder inkoopbeleid waarin staat hoe je als organisatie wilt omgaan met leveranciers (de kaders). Daarna dien je de huidige leveranciers onder de loep te nemen en in kaart te brengen.
Welke leveranciers heb je voor welke producten/diensten? Kunnen bepaalde leveranciers wellicht meer leveren (een uitgebreider pakket aan producten/diensten) dan dat zij nu doen? Kun je het aantal leveranciers verlagen door bepaalde producten/diensten te bestellen bij leveranciers waarmee je al samenwerkt/een contract hebt? Of is het nodig om op zoek te gaan naar nieuwe leveranciers met een groter aanbod? Is bestellen via een OCI-koppeling mogelijk?
Voorbeeld: Het komt nog vaak voor dat drie vergelijkbare/dezelfde producten bij drie verschillende leveranciers worden ingekocht, terwijl er hiervoor vaak al een (voorkeurs-)leverancier beschikbaar is die al deze producten zou kunnen leveren. Ofwel potentieel om het aantal leveranciers te reduceren van drie leveranciers naar slechts één leverancier. .
Zorg voor effectieve onderhandelingen met leveranciers
Wanneer je meer producten bij een leverancier gaat afnemen dan dat je nu doet, dan zorgt dit in de meeste gevallen dus ook voor (nieuwe) onderhandelingsmogelijkheden. Je kunt nieuwe afspraken maken met deze leverancier, waardoor je geld bespaart of andere voordelen behaalt.
Het is zeker wel belangrijk om voldoende aandacht te besteden aan het onderhandelen met leveranciers waar je structureel meer inkopen bij wilt gaan doen. Vergeet ook niet om zaken en afspraken eenduidig en formeel (eventueel m.b.v. contract) vast te leggen.
Bouw aan een goede relatie met de voorkeursleveranciers
De leveranciers waar je toekomstgericht structureel meer zaken mee doet worden vaak voorkeursleveranciers genoemd. Het is raadzaam om deze relaties te formaliseren en afspraken eenduidig vast te leggen (contract).
Het is vervolgens heel belangrijk om goede relaties met deze voorkeursleveranciers te onderhouden, zodat je krijgt wat je vraagt en zaken/processen optimaliseert waar mogelijk.. Ofwel bouw een vertrouwensrelatie op met deze voorkeursleveranciers en blijf hierin investeren.
BaseCamp Solutions ontzorgt volledig
Leveranciersreductie heeft een positieve impact op de inkoop en de administratieve processen. Het spreekt voor zich dat je als organisatie wilt zorgen voor een optimaal inkoopresultaat, waarbij de inkoopdoelstellingen worden behaald en er bespaard wordt op zowel de integrale kosten en optimaal gebruik maakt van de kennis en toegevoegde waarde van een leverancier.
BaseCamp Solutions helpt je hier graag bij het opzetten en uitvoeren van een efficiëntere, integrale operationele inkoopoplossing. Wil jij precies weten wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Wij informeren en adviseren je graag.
