Het realiseren van besparingen is voor veel organisaties aan de orde van de dag. Onnodige inkopen worden niet gewaardeerd en als men dan iets aanschaft, dan liefst tegen de juiste condities en voorwaarden. Er kan op meerdere manieren worden bespaard op de inkoop van goederen en diensten. Het begint hierbij vaak met de vraag: wat wil je echt en/of wat heb je echt nodig (specificatie)?
Het beschikbaar stellen van de juiste data helpt om de juiste keuze te maken. Een FMIS-systeem, ook wel een Facilitair Management Informatie Systeem, helpt organisaties om op facilitair gebied inzicht te krijgen in zaken en ze te sturen op kosten.
Een FMIS is meestal een online systeem, waarin alle facilitaire meldingen en bestellingen worden bijgehouden en contacten worden geborgd. Het aanschaffen en implementeren van een FMIS-systeem is een relatief kostbaar proces, waardoor veel organisaties nog steeds werken met (verouderde) Excel sheets. Bij BaseCamp Solutions werken wij met een effectief FMIS voor al onze klanten, waardoor wij voldoende inzicht hebben, sturing kunnen geven en besparingen kunnen realiseren.
In dit artikel nemen wij een aantal voordelen van een FMIS-systeem met je door.
Wat is een FMIS-systeem precies?
Een Facilitair Management Informatie Systeem biedt grip op alle relevante facilitaire processen. Met dit systeem is er altijd een realtime-inzicht, onder andere in alle facilitaire zaken, meldingen, bestellingen en contracten. Hierdoor is de controle optimaal. Bovendien kan het systeem gebruikt worden via verschillende devices: van desktops en laptops tot smartphones en tablets. Een FMIS-systeem moet vaak op maat worden ingericht en aangepast op de processen binnen jouw organisatie.
Het systeem wordt modulair naar de specifieke behoeften opgebouwd, waardoor het optimaal af te stemmen is op de wensen van elke organisatie. Verder kan een FMIS-systeem relatief eenvoudig gekoppeld worden met andere systemen, evenals met leveranciers. Denk daarbij aan een koppeling met je inkoop of finance systeem, waardoor betalingen eenvoudiger uitgevoerd kunnen worden.
Welke voordelen biedt een goed FMIS?
Er zijn meerdere Facilitair Management Informatie Systemen beschikbaar op de markt. Hierbij mag gezegd worden dat niet elk systeem even effectief is. In de afgelopen 15 jaar hebben wij met verschillende FMIS-systemen gewerkt.
Kies als organisatie niet zomaar voor een systeem, maar neem de tijd om te bepalen wat je wil, de markt te verkennen en meerdere systemen uitgebreid te testen. De markt is aan verandering onderhevig en dat geldt ook voor de FMIS-systemen. Onderzoek dus goed welke FMIS passend is voor jouw organisatie en welk systeem de hoogste garantie op resultaten biedt. Als het juiste FMIS-systeem juist gebruikt wordt, zoals wij voor onze klanten doen, dan levert dit zeker voordelen op.
Het FMIS-systeem is gebruiksvriendelijk, biedt optimaal inzicht en houdt zaken goed in beeld met rapportages. Een goed FMIS-systeem garandeert altijd continuïteit, veiligheid en betrouwbaarheid. Wanneer het juiste FMIS-systeem in gebruik wordt genomen, dan worden ook alle belangrijke processen eenvoudiger en helderder. Hierdoor worden zaken zichtbaar en ontstaan er direct mogelijkheden om pijnpunten op te sporen en deze zaken te verbeteren.
Hoe worden besparingen gerealiseerd met een FMIS-systeem?
Een belangrijke voorwaarde bij het realiseren van besparingen is dat de relevante facilitaire processen zo goed mogelijk moeten verlopen en allemaal in het FMIS-systeem moeten worden geregisterd. Bij dit laatste punt gaat het helaas nog steeds vaak mis. Een FMIS-systeem zorgt ervoor dat alle relevante processen worden geoptimaliseerd, waardoor je grip en sturing krijgt op zaken en je effectief geld kan besparen. Door de borging van afspraken en het kunnen terugzien van onderhoudsdata wordt er geen nodig onderhoud of keuring uitgevoerd. De tijdsbesparing die dit oplevert kan op een andere manier weer worden geïnvesteerd, wat ook uiteindelijk leidt tot kostenbesparingen.
BaseCamp Solutions
BaseCamp Solutions werkt voor alle klanten die gebruik maken van de dienst Facility Camp met een FMIS-systeem. Wij helpen klanten actief met de implementatie en het juist inrichten en beheren van het FMIS-systeem. Door gebruik te maken van onze kennis een ervaring kom je sneller tot een betere oplossing en blijf je scherp. Zo helpen wij onze klanten hun doelstellingen waar te maken. Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem vrijblijvend contact met ons op.
