Als inkoper ben je altijd op zoek naar de juiste goederen en diensten voor jouw organisatie. Daarbij let je onder andere op de kwaliteit, betrouwbaarheid, snelheid en kosten. Voor veel organisaties is scherp inkopen nog steeds een hoofddoel. De prijs is hierbij vaak het enige punt waarnaar gekeken wordt. Gelukkig zien we ook ontwikkelingen waarbij er, naast kosten, ook gekeken wordt naar zaken zoals serviceverbetering, continuïteitswaarborging, duurzaamheid en social return.
Inkopers moeten bij hun inkopen op allerlei verschillende punten letten (juridisch, commercieel, financieel, etc.) en alle inkopen moeten doelmatig en rechtmatig zijn. Het is hierbij belangrijk dat rechtmatigheid een voorwaarde is, terwijl doelmatigheid het uitgangspunt is. In dit artikel legt het team van Inkoop Camp uit hoe je doelmatig en rechtmatig kunt inkopen.
Meerdere uitgangspunten binnen het inkoopbeleid
Organisaties die te maken hebben met inkopen, volgen vaak een eigen inkoopbeleid. Over het algemeen is het inkoopbeleid afgeleid van het bedrijfsbeleid. We zien echter nog vaak dat het inkoopbeleid ontbreekt, is verouderd of helemaal niet bekend is binnen de organisatie. Een goed inkoopbeleid geeft richting aan verschillende uitgangspunten, onder andere op het maatschappelijke, sociale en economische vlak.
Verder geeft een inkoopbeleid invulling aan enkele vraagstukken, waaronder: hoe aan te besteden, hoe te bestellen/in te kopen, hoe te contracteren en hoe te managen? Aanvullend moet er binnen het inkoopbeleid ruimte zijn voor integriteit en inkoopethiek. Al deze punten worden door de medewerkers meegenomen bij het nemen van (inkoop)beslissingen binnen het inkoopproces. Uiteindelijk bepaalt dit inkoopbeleid op welke manier er doelmatig en rechtmatig ingekocht kan worden.
Doelstellingen binnen het inkoopbeleid
Het doelmatig en rechtmatig inkopen hangt samen met de door de organisatie vastgestelde kaders en doelstellingen. Een inkoper moet bij het doen van inkopen deze kader en doelstellingen volgen. Hierbij kan worden gedacht aan:
- Het optimaliseren van de inkoopfunctie;
- Het verhogen van de leverancierskwaliteit;
- Een betere kwaliteit van producten of diensten;
- Het reduceren van de toeleveringsrisico’s;
- Het verlagen van de integrale inkoopkosten;
- Het verbeteren van de duurzaamheid.
Er wordt vaker aangenomen dat rechtmatigheid en doelmatigheid met elkaar botsen, maar deze twee zaken werken juist synergetisch wanneer het inkoopbeleid optimaal is vormgegeven.
Doelmatigheid en rechtmatigheid van inkopen
Het is dus belangrijk om niet zomaar te kiezen voor de laagste prijs, maar juist om te kijken naar de maximale waarde ten opzichte van de inzet. Dat is waar doelmatigheid om draait, namelijk het inzetten van zo min mogelijk middelen voor een maximaal of een zo goed mogelijk resultaat.
Rechtmatig inkopen is niets anders dan inkopen in overeenstemming met wetgeving, kaders, doelen, contracten, afspraken en processen en op een integere wijze.
Onrechtmatig inkopen brengt ongewenste risico’s met zich mee. In de praktijk heeft rechtmatig inkopen altijd de prioriteit, gevolgd door doelmatig inkopen. Wanneer doelmatig inkopen op de eerste plaats wordt gezet, dan neemt het risico op (onbewust) onrechtmatig inkopen toe. Goed en bewust doelmatig inkopen helpt echter bij een betere rechtmatigheid!
Maak kennis met Inkoop Camp
BaseCamp Solutions biedt operationele inkoopoplossingen gericht op efficiëntie, actieve bijdrage aan een optimaal inkoopresultaat en het borgen van de gewenste rechtmatigheid van alle uitgaven. Wij zorgen voor meer grip, inzicht, advies en deskundige sturing. Op deze manier helpen wij organisaties bij het realiseren van hun specifieke inkoopdoelstellingen.
Wil jij nader kennismaken met Inkoop Camp of ben je benieuwd naar wat wij voor jouw organisatie zouden kunnen betekenen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.
