Iedere facility manager kent of herkent het volgende waarschijnlijk: een contract dat “ergens” ligt, een leverancier die een afwijkende factuur stuurt of een dienstverlener die werkzaamheden uitvoert waarvan de afspraken onvoldoende of niet helder zijn vastgelegd. Zonder duidelijk vastgelegde afspraken en contractprocedures vervagen verantwoordelijkheden, ontstaan risico’s en verdwijnt grip op kosten en kwaliteit.
Binnen facilitair management is een goede en heldere contractprocedure geen administratieve luxe, maar een strategisch instrument om overzicht te bewaren, inzicht te krijgen en sturing te kunnen geven. De procedure bepaalt hoe afspraken worden gemaakt, geborgd, bewaakt en geëvalueerd. Een heldere procedure voorkomt niet alleen discussies, maar zorgt ook voor continuïteit, rechtmatigheid en transparantie in de bedrijfsvoering.
Wat verstaan we onder een contractprocedure?
Een contractprocedure is het proces dat beschrijft hoe contracten binnen een organisatie tot stand komen, worden goedgekeurd, beheerd en geëvalueerd. Het biedt structuur in wie welke rol heeft – van de inkoper tot de contracteigenaar en van de technisch beheerder tot de afdeling finance.
Een goede contractprocedure omvat minimaal de volgende zaken:
- Initiatie: de behoefte wordt eenduidig en functioneel vastgesteld en getoetst op budget en beleid.
- Selectie: offertes worden aangevraagd bij mogelijke leveranciers, waarna deze worden vergeleken en beoordeeld, de voorwaarden en servicelevels besproken en er wordt een afgewogen keuze gemaakt.
- Goedkeuring: de juiste functionarissen keuren het contract inhoudelijk én financieel goed.
- Registratie en beheer: alle gegevens worden vastgelegd in een contractbeheersysteem.
- Evaluatie: prestaties, kosten en looptijd worden periodiek beoordeeld en waar nodig bijgestuurd.
Door deze stappen systematisch te doorlopen, heb je onder andere duidelijkheid over wie er verantwoordelijk is voor wat, welke afspraken er gelden en wanneer er actie nodig is.
Risico’s van onduidelijke procedures
Zonder duidelijke werkwijze liggen de problemen voor het oprapen. Contracten worden ongemerkt verlengd met ongewenste voorwaarden, facturen wijken af doordat gegevens niet overeenkomen, niemand weet precies wie er verantwoordelijk is voor het onderhoud of de opvolging van afspraken en beoogde meerwaarde en resultaten worden niet behaald. Ook worden indexatiemomenten of heronderhandelingskansen gemist, waardoor kosten onnodig stijgen. Bovendien ontstaat het risico dat wet- en regelgeving niet volledig wordt nageleefd, wat tot compliance problemen kan leiden.
Gebrekkige vastlegging zorgt er daarnaast voor dat kennis over contracten te veel bij individuele medewerkers blijft hangen. Wanneer zo’n medewerker vertrekt, verdwijnt als niet uitkijkt ook de kennis over de lopende afspraken en verplichtingen. Een goed ingerichte contractprocedure voorkomt al deze risico’s door te zorgen voor structuur, transparantie en continuïteit.
Zo maak je een duidelijke contractprocedures in jouw organisatie:
1. Breng alle rollen en verantwoordelijkheden in kaart
Een effectief contractproces begint met een helder overzicht van betrokken functies: wie is de budgethouder, wie de contracteigenaar, wie is de contractadviseur, wie verzorgt het beheer, en wie controleert de facturen? Zorg dat ieders rol duidelijk is vastgelegd in een procedurebeschrijving en dat de communicatie tussen deze rollen gestroomlijnd verloopt.
2. Centraliseer je contractbeheer
Gebruik één centraal contractbeheersysteem waarin alle contracten digitaal worden opgeslagen, inclusief looptijd, voorwaarden en belangrijke data (zoals verlengingen en indexaties en/of prestaties). Een goed systeem genereert automatisch signaleringen op kritische data, zodat je tijdig kunt heronderhandelen of beëindigen.
3. Standaardiseer formats en voorwaarden
Werk met vaste sjablonen (o.a. voor contract, SLA) en eigen inkoopvoorwaarden. Zo borg je dat juridische, financiële en operationele aspecten altijd eenduidig zijn vastgelegd. Dit bespaart tijd en voorkomt discussies over uiteenlopende documenten.
4. Controleer periodiek op naleving
Een contractprocedure leeft pas écht als juist gebruik ook actief wordt getoetst. Plan vaste momenten om procedure te evalueren en contracten te beoordelen op o.a. prestaties, compliance en marktconformiteit. Rapporteer resultaten en bevindingen aan het management, zodat noodzakelijke of gewenste (verbeter)acties tijdig worden genomen.
5. Koppel contractbeheer aan operationele processen
Verbind contractbeheer met onderhoudsplanning (MJOP), de servicedesk (bestellingen en meldingen) en de factuurverwerking. Zo ontstaat een integraal overzicht van kosten, prestaties en verplichtingen. Dit maakt het mogelijk om te sturen op kwaliteit én kostenbesparing.
Facility Camp neemt alles uit handen
Bij Facility Camp van BaseCamp Solutions helpen we organisaties bij het opzetten, beheren en optimaliseren van hun facilitaire zaken en de contractprocedures. We zorgen ervoor dat alle afspraken eenduidig worden vastgelegd, dat signaleringen tijdig worden opgevolgd en dat de interne rollen duidelijk zijn afgebakend.
Door onze ondersteuning krijgen organisaties volledig inzicht in hun contractportefeuille, wordt de compliance geborgd en blijven kosten en prestaties beheersbaar. Of het nu gaat om schoonmaak, onderhoud of kantoorartikelen: een goed ingerichte contractprocedure bespaart tijd, voorkomt fouten en versterkt de continuïteit van de facilitaire dienstverlening.
Een duidelijke contractprocedure en een goed contractbeheersysteem zijn beide onderdeel van het noodzakelijke fundament voor professioneel facilitair management. Het voorkomt risico’s, biedt grip op kosten en maakt verantwoording richting directie of auditors eenvoudiger.
Facility Camp helpt organisaties bij het professionaliseren van dit proces – gestructureerd, transparant en toekomstbestendig en het beheren van het proces.
Wil jij meer grip op je contracten en processen? Neem contact op met BaseCamp Solutions. Wij helpen je graag met het opzetten of verbeteren van jouw contractprocedures binnen jouw organisatie.
