Facility management is de afgelopen jaren steeds veelomvattender geworden. Denk hierbij aan zaken zoals; nieuwe regelgeving, trends rondom flexibel (thuis)werken en een snelheid in digitalisering. Er moet vanuit facility management aandacht worden besteed aan veel factoren om zeker te stellen dat alle relevante processen zo efficiënt mogelijk (blijven) verlopen in de organisatie. Door personeelswisselingen, en gebrek aan de juiste kennis of te snelle beslissingen worden er helaas ook foutjes gemaakt. “Waar gewerkt wordt vallen spaanders” is niet voor niets een bekende uitspraak, die ook geldt voor facility managers.
BaseCamp Solutions geeft je in dit blog inzicht in enkele van deze fouten en laat zien hoe je ze kunt vermijden. Tip 1; Pas deze tips toe in je eigen organisatie.
1. Focus op proactiviteit
Wanneer het gaat om facilitair beheer, dan is er uiteraard een zekere mate van proactiviteit noodzakelijk. In diverse situaties is het belangrijk dat er snel en adequaat wordt gereageerd, zoals bij het onverwacht kapotgaan van apparatuur of zaken gerelateerd aan veiligheid. Je wil voorkomen dat zaken stil komen te liggen of er onnodige ongelukken ontstaat. Dergelijke calamiteiten kosten veel geld ofwel hebben een hoog risico.
Richt je dus op preventief onderhoud middels een effectief onderhoudsschema (MJOP). Dit zorgt ervoor dat apparatuur zo veel mogelijk in optimale staat verkeert, waardoor er aanzienlijk minder correctief onderhoud nodig is én er dus geld kan worden bespaard en ergernis kan worden voorkomen.
2. Adequaat contractbeheer
Een veel gemaakte fout is het gebrek aan aandacht voor contractbeheer en de borging hiervan. In de praktijk zijn hier lang niet altijd vaste processen voor en is er ook geen overzicht van de contracten en/of inzicht in de afspraken.
Dit helpt niet bij het vinden van de juiste externe leverancier, het juist communiceren met deze partijen, het juist en tijdig betalen van facturen en het adequaat beheren van de met deze leveranciers gemaakte afspraken. Dit kan uiteindelijk leiden tot meerdere ongewenste problemen, zoals; slechte prestaties, ontevreden klanten en/of leveranciers.
De oplossing ligt in het organiseren van de contractbeheer functie en het implementeren van een goed systeem (softwareoplossing) voor de registratie en het beheer van de contracten en gemaakte afspraken. Het liefst geïntegreerd met of gekoppeld aan je ERP/P2P oplossing. Dit resulteert in inzicht in (transparantie) en daardoor sturing op al deze zaken (grip) en een verbetering van de relatie met klanten en leveranciers.
3. Handmatig registreren van FM data
Er worden nog te vaak Excel spreadsheets gebruikt om alle belangrijke facility management data handmatig in te voeren, te ordenen en te analyseren. Dit leidt tot meerdere problemen. Op de eerste plaats is er nauwelijks sprake van schaalbaarheid en er gaat veel tijd verloren aan het handmatig invoeren van alle gegevens. Doordat dit handmatig gebeurt, bestaat er altijd het risico op onnodige fouten. Deze handmatige gegevensprocessen bieden ook geen mogelijkheden tot het creëren van een gestroomlijnde communicatiemethode.
De oplossing ligt in het in gebruik nemen van een hiervoor ontworpen geschikt systeem (FMIS-softwareoplossing) met passende mogelijkheden tot registratie en analyse. Facilitaire gegevens kunnen zo op een eenvoudigere en eenduidige wijze worden verzameld, georganiseerd en (integraal) gerapporteerd waarna je ze kunt analyseren en evalueren en vertalen in gewenste acties.
4. Zorg ervoor dat facilitair management de juiste aandacht en prioriteit krijgt
Facilitair management is heel belangrijk, maar is in de praktijk vaak toch een beetje een ondergeschoven kindje. Dit zou de primaire aandacht moeten hebben van het facilitair management, zij moeten er voor zorgen dat de toegevoegde waarde en de noodzaak van professioneel facilitair management voor de directie helder is. Dit zodat het de juiste aandacht en prioriteit krijgt. Wat direct helpt bij het krijgen van de juiste/benodigde middelen, zoals technologie, mankracht en budget.
Een gebrek aan de juiste/benodigde middelen kan leiden tot onder meer een lagere efficiëntie, hogere uitgaven en meer druk op de bedrijfsvoering. Wat helpt bij het krijgen van de juiste aandacht zijn positieve klantervaringen die de toegevoegde waarde van facilitair management extra benadrukken. Voorop staat natuurlijk inzicht en transparantie (lees stuur informatie) en het leveren van een duidelijke bijdrage aan de doelen van de organisatie. De inzet van de juiste middelen zorgt voor besparingen, kwalitatief betere service en een hogere tevredenheid.
5. Bevorderen effectieve communicatie en samenwerking
Een goede communicatie en samenwerking tussen verschillende afdelingen en teams binnen een organisatie is cruciaal en dat geldt ook voor een succesvol facility management. Slechte communicatie kan leiden tot misverstanden, dubbel werk en onnodige vertragingen.
De oplossing is het implementeren van gestroomlijnde communicatie- en informatiekanalen en het bevorderen van een bedrijfscultuur waarin samenwerking wordt aangemoedigd. Dit kan bijvoorbeeld door het gebruik van gedeelde platforms voor projectmanagement, regelmatige interdepartementale vergaderingen, inrichten vaste dashboards of rapportages en het opstellen van duidelijke communicatieprotocollen.
6. Continue evaluatie en verbetering
Facility management is een dynamisch proces dat voortdurend moet worden geëvalueerd en verbeterd. Sluit alles nog aan bij de veranderende behoeften en omstandigheden van de organisatie? Het negeren van de noodzaak om processen en prestaties regelmatig te beoordelen, kan leiden tot stagnatie en achteruitgang. Door regelmatige analyses en evaluaties van de gegevens uit het FMIS-systeem kan je verbeterpunten identificeren.
Hierbij helpt ook het vaststellen en het instellen van relevante prestatie-indicatoren (KPI’s), het uitvoeren van periodieke audits en het stimuleren van feedback van de medewerkers en de leveranciers. Het structureel omarmen van continue verbetering, stimuleert een organisatie om haar (facility) managementprocessen te blijven optimaliseren en blijft de organisatie zich proactief aanpassen aan veranderende behoeften en uitdagingen.
Tip: lees ons blog over 10 KPI’s voor Facility management.
Ontdek Facility Camp van BaseCamp Solutions
BaseCamp Solutions biedt vanuit Facility Camp volledige professionele facilitaire ontzorging op operationeel en administratief gebied. Dit maakt voor uw organisatie de weg vrij om meer te focussen op belangrijkere facilitaire (strategische en tactische) zaken. Hierdoor wordt het risico op fouten gereduceerd en creëer je tevreden klanten.
Wij zorgen onder meer voor kwalitatieve, passende oplossingen, voor duidelijke en geborgde processen en helderheid in afspraken waardoor de risico’s worden verlaagd. Wil jij meer weten over wat wij vanuit Facility Camp kunnen betekenen voor jouw organisatie? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.
