Maak van inkoop een strategische pijler in de strategie

De veranderende markt vraagt om een vernieuwde kijk op bedrijfsvoering en dus ook op inkoop. Voorheen werd inkoop vooral gezien als een operationele afdeling gericht op prijsafspraken en orderverwerking. Tegenwoordig biedt inkoop vooral mogelijkheden om een strategische meerwaarde aan je organisatie te leveren. Innovatie en duurzaamheid staan in deze tijd steeds meer centraal. Dit betekent dat een effectieve inkoopstrategie niet alleen kan bijdragen aan kostenbesparingen, maar ook aan zaken zoals; concurrentievoordeel (imago) en langdurige bedrijfscontinuïteit.

Het team van BaseCamp Solutions deelt in dit blog zeven strategieën om jouw inkoopfunctie in 2025 verder mee te kunnen optimaliseren. Zo kan jouw inkoopafdeling zich verder ontwikkelen tot een onmisbare strategische partner voor de organisatie.

1. Herdefinieer de rol van inkoop

De eerste stap om inkoop om te vormen tot een strategische pijler, is het herdefiniëren van de rol die de afdeling inkoop speelt binnen je organisatie. Vaak ligt de focus op het uitvoeren van operationele taken. Als je echter van inkoop een echte partner wilt maken, moet je er voor zorgen dat inkoop vroegtijdig betrokken wordt bij de strategische visie en besluitvorming. Denk hierbij aan het opstellen van jaarplannen gelinkt aan business doelen, de ontwikkeling van nieuwe producten en/of diensten en het bepalen van investeringsbudgetten. Zo zorg je ervoor dat waardevolle inzichten over ontwikkelingen in de markt, innovaties, kosten en risico’s meegenomen worden in de besluitvorming. Zo ontwikkelt de inkoopfunctie zich meer en meer tot een proactieve en strategische partner.

Noot: Hier ligt voornamelijk een heel belangrijke actie en rol bij inkoop zelf.

2. Focus op duurzame inkoop

Duurzaamheid wordt in 2025 een nog belangrijker thema dan het nu al is. Hierdoor neemt het belang van duurzame inkoop flink toe. Als je je inkoopafdeling wilt inzetten als strategische pijler, is het belangrijk om leveranciers te selecteren die maatschappelijk verantwoord werken en hoge milieustandaarden hanteren. Je zou hierbij de SDG doelen op basis van bedrijfsstrategie kunnen vertalen naar concrete inkoopdoelen.

Duurzaamheid gaat verder dan alleen het inkopen van duurzame producten, zoals koffie. Het gaat ook om het monitoren en verbeteren van de totale keten, van grondstof tot eindproduct. Duurzaam inkopen draagt bij aan een positief imago en helpt om aan steeds strengere wet- en regelgeving te voldoen.

3. Digitaliseer je inkoopprocessen

Technologische ontwikkelingen volgen elkaar razendsnel op en automatisering is de norm in veel bedrijfsprocessen. Met behulp van e-procurement software en andere digitale tools krijg je in real-time inzicht in uitgaven, lopende contracten en potentiële risico’s. Hierdoor kun je sneller en beter geïnformeerde beslissingen nemen. Een belangrijk voordeel van digitalisering is dat repetitieve taken grotendeels verdwijnen of sterk worden vereenvoudigd of kunnen worden uitbesteed. Zo kan het eigen inkoopteam zich richten op zaken die meer waarde toevoegen voor de organisatie.

Noot: Digitalisering bevordert daarnaast de gewenste transparantie in de keten.

4. Investeer in langdurige leveranciersrelaties

Om inkoop strategisch te optimaliseren, is het verstandig om af te stappen van een puur transactionele benadering. Probeer leveranciers niet langer alleen te zien als externe partijen die producten of diensten leveren, maar juist als strategische partners die je actief kunnen helpen bij het verwezenlijken van je bedrijfsdoelstellingen. Eén van de manieren om een hechtere band met leveranciers op te bouwen, is door hen actiever en tijdig te betrekken bij je innovatie- en verbetertrajecten.

Leveranciers beschikken vaak over waardevolle kennis en expertise die tot nieuwe inzichten kunnen leiden. Door open en transparante communicatie te voeren en gezamenlijk duidelijke en concrete doelen te formuleren en taken en verantwoordelijkheden eenduidig vast te leggen, kun je eenvoudiger integrale verbeteringen realiseren op het gebied van o.a. duurzaamheid, kwaliteit, continuïteit en kosten.

5. Integreer data-analyse in je inkoopstrategie

Data-analyse is een onmisbaar onderdeel van een moderne, strategische inkoopafdeling. Door trends en patronen te ontdekken in je uitgaven, zie je waar tijdig waar overmatig geld wordt uitgegeven of waar zaken zoals processen en/of contracten geoptimaliseerd kunnen worden. Daarnaast kun je middels data betere onderbouwde beslissingen nemen over de prestatie en selectie van leveranciers, het afsluiten/vernieuwen van contracten en het bepalen van volumevoordelen.

Een voorbeeld hiervan is de spend analyse: Het grondig bestuderen van alle inkoopuitgaven en het logisch categoriseren ervan. Op basis waarvan je maatregelen kunt nemen om je inkoopprocessen te stroomlijnen, mogelijke risico’s te verkleinen, leveranciers te reduceren en kosten te besparen.

Noot: Via adequate aanpak van data analyses inkoop ben je beter voorbereid op onverwachte situaties en kun je waar nodig proactief actie nemen .

6. Stroomlijn compliance en contractbeheer

Een strategische inkoopafdeling moet grip hebben op de contracten; contract compliance en contractbeheer. Je wilt namelijk niet voor verrassingen komen te staan, zoals beperkingen in vrijheid van handelen, eventuele boetes of reputatieschade doordat er zaken worden gedaan met niet-gecertificeerde leveranciers. Het is dan ook belangrijk om te zorgen voor een duidelijk beleid rondom contracten en daarin zaken mee te nemen zoals, duurzaamheid en wet- en regelgeving.

Contractbeheer is hierin voorwaardelijk. Door contracten overzichtelijk te documenteren en regelmatig te beoordelen, kun je op tijd signaleren of afspraken niet worden nagekomen, of dat er contract acties gewenst zijn en of er risico’s zijn die opgelost moeten worden. Goed geregelde contract compliance en contractbeheer dragen bij aan een stabielere bedrijfsvoering.
Noot: Alleen met een professioneel ingericht contractbeheer kun je komen tot professioneel contract management

7. Maak kostenbeheersing een prioriteit

Inkoop draait steeds meer om waarde creatie en strategische samenwerking. Toch blijft ook integrale kostenbeheersing een belangrijke pijler. In een strategische inkoopaanpak kijk je niet alleen naar de laagste prijs, maar ook naar de beste balans tussen zaken zoals; kosten, kwaliteit, service en duurzaamheid. Maak daarom een grondige analyse van alle uitgaven en spoor eventuele inefficiënties op. Een slimme manier om kosten te beheersen, is door te de vraag/behoefte nogmaals kritisch te beoordelen, met leveranciers te onderhandelen over eventuele volumevoordelen, leveranciersreductie of door raamcontracten af te sluiten met betrouwbare leveranciers. Hierdoor kunnen je inkoopcondities verbeteren, terwijl je tegelijkertijd een betere band met deze leveranciers opbouwt.

Inkoop is een strategisch onderdeel

De tijd dat inkoop werd gezien als een afdeling die alleen verantwoordelijk was voor het plaatsen van bestellingen en het onderhandelen van prijzen, ligt achter ons. In 2025 is inkoop een strategisch onderdeel van elke succesvolle organisatie. Door te investeren in technologie, processen en relaties met leveranciers, kun je niet alleen kosten besparen, maar ook bijdragen aan duurzaamheid, innovatie en een sterkere marktpositie van je eigen organisatie. Neem gerust contact op met BaseCamp voor een vrijblijvend doch inspirerend gesprek en deskundige begeleiding en ondersteuning. Wij staan voor je klaar als jij van inkoop een onmisbare strategische pijler binnen je organisatie wilt maken.

Gerelateerde blogs

Duurzaam en bewust koffie inkopen: hier moet je op letten

Duurzaam en bewust koffie inkopen: hier moet je op letten

Duurzaamheid is geen trend, maar een noodzakelijke pijler van modern inkoopbeheer. Steeds meer organisaties zetten concrete stappen om duurzaamheid te verankeren in hun processen, en de keuze voor koffie is daarin vaak een logische eerste stap. Maar hoe zorg je ervoor...

Lees meer