Eigen personeel versus externe operationele inkopers; wat is verstandiger?

De operationele inkoop in een bedrijf brengt veel (administratieve) activiteiten met zich mee waarvan de juiste uitvoering wezenlijk is voor een professionele inkoopfunctie. Het is dus van belang dat je de operationele inkoop goed inricht en borgt. Doe je dit niet dan kun hierdoor het inzicht, de grip en de sturing op inkoopverliezen.

U kunt dan o.a. te maken krijgen met bestellingen zonder inkooporders, factuurafwijkingen, onduidelijkheden met betrekking tot de overeenkomsten en condities, ongewenste automatische verlengingen van contracten, niet doelmatig werken, gebrek aan compliance en onnodig veel extra inkoopadministratie (= tijdsverlies).

U kunt kiezen om de operationele inkoop volledig in-house te houden, maar u kunt ook kiezen voor een serviceoplossing en de inzet van externe operationele inkopers. Wat is nu het meest verstandig? Wij leggen u in dit artikel graag uit waarom de inzet van externe inkopers het overwegen zeker waard is.

1. Externe operationele inkopers blijven

Het grote voordeel van de externe operationele inkopers is dat het een service betreft en dus niet persoonsgebonden is waardoor alle kennis behouden blijft en tegelijkertijd de beschikbaarheid en continuïteit gewaarborgd is..

De externe operationele inkopers van inkoop camp zijn onderdeel van BaseCamp Solutions. Ze zijn onderdeel van een compleet team aan professionals met jarenlange ervaring. Vertrekt er iemand uit het team of is er iemand ziek, dan blijft u gewoon de ondersteuning krijgen die is overeengekomen verder is de kennis en ervaring over inkopen binnen uw organisatie gewaarborgd.

Dit geldt vaak niet wanneer uw eigen personeel voor de operationele inkoop heeft. Wanneer het verantwoordelijke personeelslid elders een nieuwe uitdaging vindt, dan is het risico groot dat er direct onduidelijkheid ontstaat over gemaakte afspraken met diverse partijen. Zeker als het om een kleine inkoopafdeling gaat. Het personeelslid neemt de kennis en ervaring mee uit het bedrijf. Vaak staan alle afspraken niet op papier.

2. Externe operationele inkopers hebben optimaal inzicht

Is de prijs van een leverancier wel marktconform? Kan er zomaar een prijsverhoging worden doorgevoerd? Hoeveel impact heeft dit op de rest van uw uitgaven? Worden er niet te veel afspraken gemaakt door collega’s buiten de overeengekomen zaken in het contract? Hoe borgen we compliance? Zijn de processen wel voldoende effectief en doelmatig ingeregeld?

Een externe operationele inkoper heeft vergelijkingsmateriaal en hierdoor beter inzicht in dit soort zaken en de mogelijkheden. Een externe operationele inkoper is gedreven om zaken beter en effectiever te kunnen doen, is neutraal, objectief en wordt ook niet afgeleid door bijzaken…

3. De kennis van externe inkopers blijft actueel

De externe operationele inkopers die voor u aan de slag gaan zijn bekend met de materie en houden hun kennis en expertise goed actueel. De leverancier is verantwoordelijk voor het management, de ontwikkeling en de opleiding van deze mensen.

De externe partij is doordat zij werkt voor meerdere klanten en bepaalde zaken ook vaker inkoopt beter bekend met de ontwikkelingen en mogelijkheden in de markt, en zal haar klanten hierover proactief informeren en adviseren.

Hoe zit het met de kennis van uw eigen inkopers? Hebben ze van de operationele inkoopzaken voldoende kennis? Heeft de operationele inkoop voldoende hun interesse en aandacht? Zijn ze op de hoogte van de technologische ontwikkelingen en mogelijkheden?

4. Een team van externe operationele inkopers is altijd beschikbaar

Continuïteit van de (inkoop)processen is voor iedere organisatie belangrijk, maar in geen geval gegarandeerd wanneer u gebruik maakt van eigen personeel voor de operationele inkoop. Personeel kan, om welke reden ook, voor langere tijd niet aanwezig zijn. Denk hierbij onder andere aan ziekte, verlof en/of burn-out. Een team van externe inkopers is altijd bereikbaar en beschikbaar, waardoor de continuïteit gewaarborgd blijft.

U profiteert van één aanspreekpunt, een vast team aan medewerkers, wanneer u gebruik maakt van inkoop camp van BaseCamp Solutions.

Professionele externe inkopers van BaseCamp Solutions

De inzet van externe inkopers biedt dus potentieel veel voordelen boven de inzet van eigen personeel. Het kan dus verstandig zijn om de operationele inkoop uit te besteden aan een ervaren partij die je volledig ontzorgt.

BaseCamp Solutions biedt u inkoop camp, een professionele en flexibele totaaloplossing die wordt ingezet als een verlengstuk van uw onderneming. Onze professionals staan voor u klaar. Wilt u meer informatie of advies over inkoop camp of onze andere services? Neem dan gerust contact met ons op.

Gerelateerde blogs

Zo kiest u het juiste FMIS-systeem

Zo kiest u het juiste FMIS-systeem

Facilitair management heeft als activiteit voortdurend aandacht nodig en moet continu gecontroleerd kunnen worden. Een FMIS-systeem, of een Facility Management Informatie Systeem, is ideaal om meerdere soorten facilitaire uitdagingen eenvoudig het hoofd te kunnen...

Lees meer