Eigen personeel versus externe ICT-inkopers; wat is verstandiger?

De wereld van ICT wordt steeds breder en complexer, ontwikkelingen gaan harder en steeds vaker is het nodig om voor maatwerk oplossingen te kiezen. Zorginstellingen moeten aanvullend rekening houden met tal van factoren, waaronder uiteraard de AVG en het gebruikersgemak. Dataveiligheid heeft uiteraard de hoogste prioriteit. Als het om de professionele inkoop van ICT gaat, kiest u dan beter voor eigen personeel of voor het inzetten van externe inkopers?

Het team ICT-Camp van BaseCamp Solutions merkt een stijgende groei in het aantal aanvragen van zorginstellingen. Het ontbreekt aan zorginstanties de juiste relevante ICT- inkoopkennis, men kan de mensen met deze kennis niet zelf  vinden en/of kennis vertrekt uit de organisatie. Alles loopt gewoon op zich gewoon door, totdat er problemen ontstaan of men gedwongen is om zaken te vernieuwen. Doordat in veel zorginstellingen niemand echt fulltime met de inkoop van ICT bezig is, wordt dan de hulp van buiten ingeroepen. Op zich lijkt dit een logische en verstandige keuze, want externe ICT-inkopers doen de hele dag niets anders en kennen de markt en alle valkuilen en mogelijkheden. In dit artikel leggen wij u graag de voordelen uit van externe ICT-inkopers.

Beschikbaarheid en continuïteit

De data van cliënten, patiënten en medewerkers moet veilig worden opgeslagen. Dataveiligheid heeft altijd aandacht nodig en zeker de laatste jaren met meer en meer cyberaanvallen. Alle aspecten rondom data en toegang moeten altijd op orde zijn. Uw ICT-systemen moeten ook up to date blijven. Regelmatig worden er updates uitgerold die eventuele beveiligingslekken in de code moeten dichten. Met het uitvoeren van deze updates moet u niet te lang wachten.

Wie zorgt er direct voor een oplossing als er iets verkeerd gaat?

Eigen personeel kan hier niet altijd voor zorgen vanwege tijdgebrek of het ontbreken van kennis. Op wie kunt u dan wel vertrouwen? Wie zorgt er direct voor een oplossing als er iets verkeerd gaat Met een externe ICT-inkooppartij bent u altijd zeker van een optimale beschikbaarheid en continuïteit van uw zorgsystemen. Hierbij heeft een structurele oplossing veel voordelen boven een ad hoc invulling, dit mede gezien de opbouw van kennis over de organisatie, proactief op zaken kunnen anticiperen, zaken structureel (in)regelen en borgen en gegarandeerde beschikbaarheid.

De juiste expertise van ICT en de markt

Als u besluit om een inkoper in dienst te nemen, dan is het aan u als werkgever om ervoor te zorgen dat deze personeelsleden bij u blijven werken (binden en boeien) en up-to-date blijven met hun kennis. Toch, hier moet dan wel de tijd, de ruimte en de mogelijkheid (budget en competenties) voor zijn, en daar ontbreekt het helaas vaak aan. ICT is een snel veranderende wereld en de ontwikkelingen volgen elkaar snel op. Het continu volgen van relevante trainingen en het bijwonen van seminars kost tijd. Hierdoor is het voor eigen personeel relatief makkelijk om achterop te raken, waardoor zij niet langer over de juiste, actuele expertise van ICT en de bijbehorende markt beschikken.

Externe ICT-inkopers zijn wel op de hoogte en beschikken altijd over de meest actuele expertise en relevante ervaring. Begrijpen wat er binnen de zorg speelt, zijn hierdoor ook een betere gesprekpartner voor de ICT-organisatie wat resulteert in betere en snellere oplossingen. Zij doen dit immers continu en niet een aantal keren per jaar.

Inzicht in marktconforme leverancierstarieven

Is een tarief van een leverancier eigenlijk wel marktconform? Eigen personeel heeft hier in veel gevallen onvoldoende inzicht in. Dit inzicht is wel nodig om de juiste beslissingen te maken die daadwerkelijk gunstig zijn voor het bedrijf. Een externe partij heeft wel optimaal inzicht in de markt en marktconforme leverancierstarieven en kan hierdoor betere onderhandelingen voeren en de juiste (contractuele) condities borgen.

Verloop van medewerkers

Het binnenhalen van talenten is in deze tijd voor veel bedrijven erg lastig. Er is sprake van een krappe arbeidsmarkt. Het vasthouden van deze talenten blijkt in de praktijk nog moeilijker. Personeel wil doorgroeien, blijven ontwikkelen en zichzelf blijven uitdagen. Het komt in veel minder vaak voor dat personeel gedurende de hele loopbaan bij een enkele werkgever blijft. Talenten vertrekken, en zij nemen als je niet uitkijkt de opgedane of relevante kennis met zich mee. Hierdoor kan er snel verwarring of onduidelijkheid ontstaan over de gemaakte afspraken.

Niemand weet eigenlijk nog met wie er afspraken zijn gemaakt en waar deze afspraken precies uit bestaan. Dit kan niet gebeuren wanneer u gebruik maakt van de diensten van externe inkopers. Met inzet van gespecialiseerde externe brengt u noodzakelijke kennis en expertise in en borgt u deze – mits goed geregeld – ook.

Externe inkopers zijn de betere keuze

Het is gezien de markt (schaarste) en de ontwikkelingen (kennis behoefte) voor bedrijven en organisaties altijd een slimmere en betere keuze om voor wat betreft ICT-inkoop de samenwerking aan te gaan met een externe gespecialiseerde inkooppartij.

Hiervoor bieden wij als BaseCamp Solutions; ICT-Camp. Ontdek online meer over deze dienstverlening of neem vrijblijvend contact met ons op om te bespreken wat wij precies voor u kunnen betekenen. Wij informeren en adviseren u graag hoe wij samen met u de ICT-inkoop willen borgen, verder verbeteren en professionaliseren om zo te betere resultaten te komen.

Gerelateerde blogs

Zo kiest u het juiste FMIS-systeem

Zo kiest u het juiste FMIS-systeem

Facilitair management heeft als activiteit voortdurend aandacht nodig en moet continu gecontroleerd kunnen worden. Een FMIS-systeem, of een Facility Management Informatie Systeem, is ideaal om meerdere soorten facilitaire uitdagingen eenvoudig het hoofd te kunnen...

Lees meer