In facilitair management draait alles om het waarborgen van veiligheid, kwaliteit en continuïteit van processen en diensten. Essentieel hierbij is het gebruik van borgingsdocumenten. Deze documenten zijn nodig voor het beheersen van risico’s, voldoen aan wet- en regelgeving en zorgen voor een gestructureerde en gedocumenteerde aanpak in de organisatie.
Maar wat zijn borgingsdocumenten nu precies, waarom zijn ze belangrijk, wie zou er wat mee moeten doen en waar laat je ze? Op deze vragen geeft het team van Facility Camp van BaseCamp Solutions in dit blog antwoord.
Wat zijn borgingsdocumenten?
Om te beginnen, wat zijn borgingsdocumenten precies? Borgingsdocumenten zijn officiële registraties die aantonen dat specifieke processen, controles en acties correct zijn uitgevoerd en aan de gestelde normen voldoen. Ze dienen als bewijs dat een organisatie voldoet aan interne en externe eisen, zoals wet- en regelgeving, veiligheidsnormen en kwaliteitsstandaarden.
Voorbeelden van borgingsdocumenten in facilitair management zijn:
- Onderhoudsrapportages (bijvoorbeeld NEN 2767-conditiemetingen)
- Veiligheidskeuringen
- Inspectierapporten (zoals NEN 3140 en brandveiligheidscontroles)
- Contracten en SLA’s met leveranciers
- Incidentenrapportages en opvolging
- Auditrapporten voor interne en externe controles
Functie van borgingsdocumenten
Borgingsdocumenten bieden structuur en zekerheid in de dagelijkse werkzaamheden en planning van het facilitair beheer. Ze fungeren als een betrouwbaar referentiekader bij audits en inspecties en zijn essentieel om er voor te zorgen dat alle processen volgens de juiste richtlijnen verlopen. Voor facilitair managers zijn ze onmisbaar om risico’s te beheersen, verantwoording af te leggen en transparantie te waarborgen binnen de organisatie. Bovendien bieden ze grip op operationele taken en verhogen ze de efficiëntie door herhaling van fouten te voorkomen.
Wij geven je graag vier concrete functies van borgingsdocumenten.
1. Compliance en risicobeheersing
Borgingsdocumenten helpen facilitair managers om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en certificeringseisen. Denk aan verplichte veiligheidskeuringen van elektrische installaties of jaarlijkse inspecties van liften. Zonder deze documentatie riskeert een organisatie boetes, aansprakelijkheid of zelfs sluiting van de locatie.
Voorbeeld: Stel dat een bedrijf wordt gecontroleerd op brandveiligheid. Als de inspectierapporten en bewijsstukken ontbreken, kan dat leiden tot sancties. Met een goed bijgehouden borgingsdossier kun je direct aantonen dat alle vereiste controles zijn uitgevoerd.
2. Continuïteit en overdraagbaarheid
Facilitair management moet zorgen voor een goede continuïteit, vooral bij personeelswisselingen of samenwerking met externe partijen. Borgingsdocumenten zorgen ervoor dat cruciale kennis en afspraken niet verloren gaan. Ze bieden een overzicht van wat er is gedaan, wat nog moet gebeuren en wie waarvoor verantwoordelijk is. Hierdoor kunnen nieuwe teamleden of externe partners snel inzicht krijgen in de status van lopende projecten en afspraken.
Tip: Leg borgingsdocumenten vast in een Facility Management Informatie Systeem (FMIS) zodat zaken eenduidig vastliggen en de voorgang kan worden bewaakt.
3. Verbetering van de operationele efficiëntie
Borgingsdocumenten maken het makkelijker om processen te standaardiseren en te optimaliseren. Door bijvoorbeeld onderhoudsrapportages te analyseren, kunnen terugkerende problemen worden geïdentificeerd en (structureel) worden aangepakt. Dit leidt tot minder storingen en lagere kosten.
Voorbeeld: Regelmatige inspecties van een gebouw kunnen aantonen dat een bepaald type airconditioning vaker onderhoud nodig heeft. Op basis van deze informatie kan besloten worden om het onderhoudsplan aan te passen of zelfs de apparatuur te vervangen.
4. Verantwoording en transparantie
In een tijd waarin stakeholders en aandeelhouders steeds meer transparantie eisen, helpen borgingsdocumenten bij het verantwoorden van beslissingen, acties en de financiële gevolgen.
Ze bieden inzicht in de gemaakte keuzes en de naleving van afspraken met interne en externe partijen.
Voorbeeld: Als er klachten zijn over de schoonmaakkwaliteit, kan het borgingsdocument met de schoonmaakfrequenties en rapportages duidelijkheid geven over de uitgevoerde werkzaamheden, op basis waarvan men en eventueel kan bijsturen waar nodig.
Hoe zet je een effectief borgingsproces op?
Heb je nog geen goed borgingsproces in jouw organisatie? Tijd om deze op te gaan zetten volgens een gestructureerde aanpak. Begin met het inventariseren van alle vereiste borgingsdocumenten die nodig zijn om aan wet- en regelgeving en interne standaarden te voldoen. Zodra de benodigde documenten in kaart zijn gebracht, is het cruciaal om deze te digitaliseren en centraal op te slaan in een toegankelijk (FMIS) systeem. Dit verhoogt de overzichtelijkheid en vermindert de kans op zoekgeraakte informatie en maakt helder welke noodzakelijke acties wanneer moeten worden ondernomen. Stel om zaken te borgen duidelijke verantwoordelijkheden vast: wie levert de documenten aan, wie beheert ze en wie houdt ze up-to-date?
Voer periodieke controles uit om te waarborgen dat de documentatie volledig en actueel is, zodat verrassingen tijdens audits worden voorkomen. Tot slot biedt het analyseren van de verzamelde data waardevolle inzichten waarmee processen kunnen worden verbeterd en geoptimaliseerd. Hiermee creëer je een toekomstbestendig en efficiënt borgingssysteem.
Extern facility team
Bij Facility Camp begrijpen we hoe belangrijk borgingsdocumenten zijn voor een goed functionerend facilitair beheer. Wij helpen onze klanten met het opzetten en beheren van een effectief borgingsproces. Ons team zorgt ervoor dat alle documentatie correct wordt vastgelegd, onderhouden en toegankelijk blijft. Wij bieden continuïteit, u heeft dus geen last van eventueel verloop binnen uw eigen organisatie.
Dankzij onze ervaring als facilitair partner kunnen bedrijven rekenen op professionele ondersteuning bij al uw facilitair beheer taken. Wij helpen er voor te zorgen door zaken adequaat te borgen en te borgen dat aan alle normen en eisen wordt voldaan waardoor we de risico’s verkleinen en de zekerheid vergoten.
Facility Camp helpt je dus graag bij het opzetten en inrichten van een effectief borgingsproces. Wil je weten hoe Facility Camp uw organisatie kan ondersteunen bij borging en documentbeheer? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
