Een goede inkoop van schoonmaakdiensten kan het verschil maken voor een schone, veilige en prettige werkomgeving. Medewerkers houden immers van een schone werkplek. Het kiezen van de juiste leverancier vraagt om een goed voorbereide aanpak waarbij zowel kwaliteit als kosten in balans zijn. Kies je voor een lokale partij of juist voor een landelijke keten? In dit blog delen wij zeven tips die je kunnen helpen bij het inkopen van schoonmaakdiensten.
1. Duidelijk Programma van Eisen (PvE)
Een Programma van Eisen is de eerste stap om inzicht te krijgen in jouw wensen en verwachtingen. Hierin leg je nauwkeurig vast wat de schoonmaakdienst moet leveren. Ofwel wat je van hem verwacht. Denk hierbij aan zaken zoals:
- Frequentie van de schoonmaak (dagelijks, wekelijks, maandelijks)
- Verschillende ruimtes (kantoren, sanitair, keuken, opslagruimtes)
- Werktijden
- Schoonmaakmethoden
- Afvalstromen
- Personeelseisen
- Verwachtte output
- Controle en rapportage
- Veiligheid en gezondheid
- Aanvullende specifieke vereisten die nodig zijn
Met een duidelijk PvE voorkom je misverstanden en kun je offertes gemakkelijker vergelijken. Zo weet je zeker dat de schoonmaakdienst aansluit bij de behoeften van jouw organisatie.
Noot: Realiseer je dat het PvE dus de basis is voor de prijsstelling van de leverancier dus denk goed na over wat je echt nodig hebt en ben duidelijk wat je wilt en als output verwacht.
Noot: Geef de leverancier in het PvE de ruimte om mee te denken in oplossingen en verbeteringen.
2. Zorg voor heldere communicatie
Heldere afspraken maken het verschil tussen een goed lopende samenwerking en misverstanden. Zorg dat je verwachtingen duidelijk op papier staan, van de te leveren output, kwaliteitscontroles tot rapportages en escalatieprocedures. Door vooraf alles goed af te stemmen, voorkom je onduidelijkheden (issues) tijdens de uitvoering. Plan regelmatige evaluatie gesprekken met de schoonmaakpartij, ook als alles goed gaat.
Noot: Ook hier geldt, ben slim en maak gebruik van de kennis en expertise van de leverancier om zaken verder te verbeteren.
3. Houd grip op je contracten
Contractbeheer en management van de contractafspraken zijn belangrijker dan je denkt. Het geeft je inzicht in en sturing op de looptijden (voorkom automatische verlenging), de gemaakte afspraken en de prestatie-eisen (te leveren output). Worden alle taken ook uitgevoerd in overeenstemming met de afspraken?
Noot: Voorwaardelijk hiervoor is goed systeem voor contractbeheer hiermee zorg je voor overzicht zodat je kunt bijsturen waar nodig.
4. Betrek de juiste collega’s
Schoonmaak raakt vaak meerdere afdelingen binnen je organisatie, zoals logistiek en HR. Door samen met collega’s het Programma van Eisen op te stellen en de offertes te beoordelen, krijg je een breder perspectief van de wensen. Dit zorgt niet alleen voor betere keuzes, maar ook voor meer draagvlak binnen de organisatie.
Noot: Vergeet hierbij ook niet de interne klant/gebruiker.
5. Denk aan wet- en regelgeving
Controleer of de schoonmaakdienst aan alle wettelijke eisen voldoet. Denk aan de regels in de cao Schoonmaak- en Glazenwassersbedrijf en hebben ze een keurmerk als organisatie? In sommige sectoren gelden strikte hygiënenormen en certificeringen, zoals in de zorg. Laat je hierin goed adviseren, zodat je zeker weet dat je aan alle regels voldoet.
Noot: Borg deze afspraken in het contract met de schoonmaak leverancier.
6. Laat je niet alleen leiden door de prijs
Natuurlijk wil je niet te veel betalen voor de diensten die je afneemt, maar de laagste prijs is niet altijd de beste keuze. Goedkope diensten kunnen uiteindelijk duurder uitpakken door verborgen kosten of gebrekkige kwaliteit. Kies voor een leverancier die een goede balans biedt tussen prijs, kwaliteit, duurzaamheid en service.
Noot: Leg vooraf vast welke criteria voor je organisatie bij de selectie van de schoonmaakleverancier van belang zijn en bepaal welk belang/gewicht je hieraan geeft. Dit helpt bij een objectieve boordeling keuze van een geschikte partij.
Noot: Een partner die proactief met je meedenkt, kan veel meerwaarde bieden. Vraag om enkele referenties en bel die of ga op bezoek.
7. Kies voor duurzaamheid
Duurzaamheid is binnen schoonmaak een belangrijk thema. Door samen te werken met een schoonmaakbedrijf dat duurzame middelen en methodes gebruikt, draag je bij aan een beter milieu én verbeter je het imago van je organisatie.
Noot: Kies bijvoorbeeld voor leveranciers die werken met biologisch afbreekbare schoonmaakmiddelen of gebruik maken van waterbesparende technologie. Een lokale partij heeft vaak lokale medewerkers en die hoeven dus minder met de auto te rijden of komen wellicht met de fiets.
BaseCamp: Jouw partner in professionele inkoop
Vind je het lastig om alles zelf te organiseren rondom de inkoop en beheer? BaseCamp Solutions helpt je graag. Dit kun je van ons verwachten:
- Professionele ontzorging
- Inzicht en sturing
- Grip op je processen
- Professioneel contractbeheer
- Betere leveranciersrelaties
- Borging van kwaliteit
- Reductie van integrale kosten
- En nog veel meer!
Wil je meer weten over wat wij voor je zouden kunnen betekenen? Neem dan gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. Samen zorgen we ervoor dat jouw inkoop en facilitaire processen efficiënter, rechtmatiger en resultaatgerichter worden.
