Veel bedrijven met flexibele werkplekken merken dat op dinsdagen en donderdagen de kantoorbezetting piekt. Werknemers plannen massaal hun fysieke kantoorbezoeken op dezelfde dagen, waardoor de werkplekbezetting stijgt tot boven de 80 procent. Bij een biotechbedrijf in Leiden leidt dit tot situaties waarin laatkomers moeite hebben om een geschikte plek te vinden. Het gevolg? Frustratie en tijdsverlies door het zoeken naar een werkplek.
Maar waar komt dit werkplektekort precies vandaan? En belangrijker nog: hoe los je het op zonder direct te investeren in extra vierkante meters? Het team van Facility Camp van BaseCamp Solutions geeft twee praktische strategieën om 20% werkplekken terug te winnen.
Het “handdoekje leggen” syndroom
Een belangrijke oorzaak van dit plektekort is wat facility managers ook wel het “handdoekje leggen” noemen. Ons allemaal bekend van de vakanties. Medewerkers houden vaak onbewust twee werkplekken bezet – bijvoorbeeld een bureau met daarop hun spullen, terwijl ze in overleg of Teams vergadering zitten elders in het pand. Deze gewoonte, hoe onbedoeld ook, zorgt voor inefficiënt gebruik van de beschikbare ruimtes.
Veel facilitair managers constateren dat dit vaak onbewust gebeurt. Medewerkers leggen hun jas over een stoel, laten hun spullen achter en verdwijnen vervolgens naar een vergadering van bijvoorbeeld twee uur. Intussen staat de betreffende werkplek ‘gereserveerd’ voor niemand. Op drukke dagen kan dit probleem oplopen tot wel 20% van de beschikbare werkplekken die eigenlijk niet actief gebruikt worden.
Tweesporenbeleid voor betere benutting
Om dit probleem op te lossen, kiezen steeds meer bedrijven voor een soort van tweesporenbeleid. Dit combineert bewustwording en gedragsverandering met een slimme inrichting van de werkomgeving.
1. Activity based working
Ten eerste door beter uit te leggen wat “activity based working” en “clean desk”-principes precies inhouden. De praktijk wijst uit dat er grote verschillen bestaan in hoe medewerkers faciliteiten gebruiken. Sommigen voeren zonder nadenken een conference call bij hun bureau in een open werkruimte, terwijl anderen voor elk kort telefoontje een “telefooncel” opzoeken.
Dit gedrag is vaak terug te voeren op eerdere werkervaringen of persoonlijke voorkeur, maar kan storend zijn voor de collega’s en de werkplekefficiëntie. Met gerichte communicatie en training kunnen deze patronen worden doorbroken en ontstaat een beter werkend systeem voor iedereen.
2. De overflow-oplossing
Als tweede spoor creëren vooruitstrevende facilitaire managers wat zij een ‘overflow’ noemen. Dit zijn additionele aanlandplekken waar medewerkers tussen vergaderingen door even kunnen werken. Een praktische oplossing is het plaatsen van stopcontacten bij lange tafels in gemeenschappelijke ruimtes. Hierdoor ontstaan informele werkplekken die prima geschikt zijn voor kortdurend gebruik.
Deze aanlandplekken zijn niet bedoeld voor langdurig gebruik, maar juist voor het tussentijds checken van e-mail, een kort overleg of het voorbereiden van een volgende vergadering. Door deze plekken strategisch te positioneren, bijvoorbeeld nabij vergaderruimtes of in de buurt van koffiecorners, worden ze een natuurlijk onderdeel van de werkstroom. Medewerkers hoeven dan geen reguliere werkplek bezet te houden voor kortdurende activiteiten.
Levendig kantoor als ideaal
Een kantoor met een bezetting tussen 65% en 85% blijkt ideaal. Dan is er sprake van een levendig kantoor waar mensen graag komen. Door de pieken beter te faciliteren met meer flexibele werkplekken, kleinere vergaderruimtes en speciale oplossingen zoals; “telefooncellen” en “aanlandplekken”, ontstaat een omgeving die uitnodigt tot samenwerking.
Benchmarkonderzoek wijst uit dat kantoren met minder dan 60% bezetting vaak als ‘leeg’ en ‘zielloos’ worden ervaren. Anderzijds leiden bezettingsgraden boven de 85% tot frustratie over gebrek aan faciliteiten. Het optimale gebied daartussen biedt genoeg ruimte voor spontane ontmoetingen, terwijl medewerkers niet hoeven te zoeken naar een plek om te werken.
Facilitair beheer door BaseCamp
Bij BaseCamp Solutions begrijpen we dat het goed gebruik van de faciliteiten een bijdrage levert aan tevreden medewerkers. Met Facility Camp helpen wij organisaties om meer grip te krijgen op hun integrale werkomgeving. Wil je weten hoe Facility Camp jouw organisatie kan helpen met een toekomstbestendige en zorgeloze facilitaire ondersteuning? Neem contact met ons op.
