Facility management is een veelomvattende functie. Er moet aandacht worden besteed aan veel factoren om zeker te stellen dat alle processen binnen een organisatie zo efficiënt mogelijk verlopen. Helaas worden in de praktijk lang niet altijd optimale prestaties behaald en in bepaalde gevallen komt dit door foutjes binnen het facility management team.
Het team van BaseCamp Solutions geeft je inzicht in een aantal van deze foutjes én vertelt je hoe je deze kunt vermijden. Fouten maken kan natuurlijk iedereen overkomen. Het is echter wel belangrijk om ervan te leren, zodat het in de toekomst niet meer gebeurt.
1. Focus op reactiviteit
Wanneer het gaat om facilitair beheer, dan is er uiteraard een zekere mate van reactiviteit noodzakelijk. In diverse situaties is het belangrijk dat er snel wordt gereageerd, zoals bij het onverwacht defect raken van apparatuur. De spreekwoordelijke brandjes blussen. Wanneer echter de focus puur op reactiviteit ligt, dan komt men eigenlijk alleen in actie wanneer de problemen al zijn ontstaan. Dit betekent dat zaken stil komen te liggen. Dergelijke calamiteiten kosten veel geld.
De oplossing ligt in het verschuiven van de focus naar proactief handelen daar waar dat mogelijk is, door je te richten op preventief onderhoud middels een effectief onderhoudsschema.
Dit zorgt ervoor dat apparatuur zo veel mogelijk in optimale staat verkeert (onnodige stilstand wordt voorkomen), waardoor er aanzienlijk minder reactiviteit nodig is én er geld kan worden bespaard.
2. Onvoldoende aandacht voor contractbeheer
Een veel gemaakte fout is het gebrek aan aandacht voor contractbeheer. In de praktijk zijn hier lang niet altijd vaste of heldere processen voor en is het onvoldoende duidelijk wie is verantwoordelijk voor wat. Denk hierbij aan zaken zoals; het vinden en selecteren van de juiste leveranciers, het eenduidig formeel vastleggen van de afspraken, het beheren van de deadlines en afspraken in deze contracten.
Dit kan uiteindelijk leiden tot meerdere ongewenste situaties, waaronder onduidelijke Service Level Agreements, niet optimaal benutten van de contracten, inadequate opvolging van de contractafspraken en deadlines. Uiteindelijk kan dit schadelijk zijn voor de professionele relaties met je leveranciers en wellicht de staat van je eigen organisatie.
De oplossing ligt in het implementeren van een goed softwareplatform voor het vastleggen en het beheer van de contracten en optimale aandacht voor het bijbehorende contractbeheer. Een goed georganiseerd contractbeheer leidt tot onder meer een heldere communicatie, betere sturing op afspraken en een verbetering van de relatie met leveranciers.
3. Handmatig registreren van facility management data
Er worden nog te vaak Excel spreadsheets gebruikt om alle belangrijke facility management data handmatig in te voeren, te ordenen en te analyseren. Dit is niet het leukste werk en leidt eenvoudig tot fouten. Er is nauwelijks sprake van schaalbaarheid en er gaat veel tijd verloren aan het handmatig invoeren van alle gegevens. Doordat dit handmatig gebeurt, bestaat er altijd het risico op fouten. De handmatige gegevensprocessen bieden ook geen mogelijkheden tot het creëren van een gestroomlijnde communicatiemethode. Daarbij komt dat werken in Excel niet voor iedereen even gemakkelijk is.
De oplossing ligt in het in gebruik nemen van een FMIS (Facilitair Management Informatie Systeem) met passende mogelijkheden tot analyse. Facilitaire gegevens kunnen met het juiste systeem eenvoudig worden verzameld, geïntegreerd, georganiseerd en geëvalueerd vanuit meerdere bronnen en worden al dan niet via een portaal in real time zichtbaar gemaakt. Hierdoor kun je waar nodig snel en adequaat (bij)sturen.
4. Facilitair management geen prioriteit geven
Goed facilitair management is heel belangrijk, maar is in de praktijk vaak toch een beetje het ondergeschoven kindje binnen een organisatie. Door de toegevoegde waarde van facilitair management duidelijk en inzichtelijk te maken kun je ervoor zorgen dat facilitair management de prioriteit krijgt die het verdient. En hierdoor de middelen krijgt die het nodig heeft, zoals technologie, mankracht en budget om haar werk nog beter (efficiënter, duurzamer en met een betere beheersing van de kosten) te kunnen doen.
Het MT/directie moet het belang gaan inzien van goed facilitair management, wat voor de hele bedrijfsvoering én voor positieve medewerkers- en klantervaringen van essentieel belang is.
Zorg dus voor rapportages, overleggen en interne zichtbaarheid van de FM-collega’s. Wanneer er voldoende prioriteit wordt gegeven aan facilitair beheer, en de juiste middelen hiervoor worden geboden, leidt dit op meerdere manieren tot besparingen en een hogere tevredenheid.
Ontdek Facility Camp van BaseCamp Solutions
BaseCamp Solutions biedt vanuit Facility Camp volledige ontzorging op operationeel administratief facilitair gebied. Dit maakt voor de organisatie de weg vrij om zich meer te focussen op de belangrijkere facilitaire zaken. Via Facility Camp krijg je meer inzicht in en grip op facilitaire zaken en wordt het risico (op fouten) direct gereduceerd.
Wij zorgen onder meer voor professionele ontzorging en kwalitatieve passende oplossingen, voor goede afspraken die risico’s verlagen en voor het borgen van het beheer van de facilitaire processen en contracten. Wil jij meer weten over wat wij vanuit Facility Camp kunnen betekenen voor jouw organisatie? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.
