Wist je dat Peppol sinds 1 januari 2026 verplicht is voor B2B-facturatie in België? Voor veel managers zal het eerlijke antwoord zijn: nee. En dat is begrijpelijk. Peppol wordt vaak gezien als een technisch of financieel onderwerp, terwijl de impact juist sterk voelbaar is binnen inkoop en facilitaire processen. Voor Nederland geldt dat Peppol voor 2030 moet zijn geïmplementeerd.
De ontwikkelingen in België zijn echter ook nu al relevant voor Nederlandse organisaties met leveranciers of opdrachtgevers over de grens. Wat is Peppol eigenlijk en wat moet je hierover weten?
Wat is er precies veranderd in België?
Sinds 1 januari 2026 zijn Belgische bedrijven verplicht om onderling B2B-facturen elektronisch uit te wisselen via betalingsnetwerk of betalingsprotocol Peppol. Dit betekent dat pdf-facturen per e-mail of handmatige uploads niet langer zijn toegestaan. Facturen moeten gestructureerd, gestandaardiseerd en digitaal via het Peppol-netwerk worden verzonden en ontvangen.
De Belgische overheid heeft deze verplichting ingevoerd om administratieve lasten te verlagen, btw-fraude tegen te gaan en bedrijfsprocessen te moderniseren. Voor bedrijven is Peppol daarmee geen keuze meer, maar een randvoorwaarde om zaken te kunnen blijven doen. Ook voor ondernemers uit Nederland heeft dit dus invloed. Facturen van een naar Belgische bedrijven zullen via de boekhouding digitaal naar Peppol moeten worden verzonden.
Invloed en kansen voor facility management en inkoop
Facility management draait om continuïteit. Schoonmaak, beveiliging, onderhoud, catering en technisch beheer leveren terugkerende diensten met bijbehorende periodieke facturen. Juist in deze keten is het factuurvolume meestal hoog en zijn afspraken vaak contractueel vastgelegd. Wanneer Peppol verplicht wordt, betekent dit dat facilitaire leveranciers hun facturatieproces moeten aanpassen. Facturen zonder juiste structuur, referenties of aansluiting op Peppol worden simpelweg niet meer geaccepteerd. Dit biedt een kans voor optimalisaties van de inkoop en betaalprocessen.
Het wordt steeds belangrijker om verplichtingen vooraf vast te leggen met inkooporders, zodat facturen die aan de eisen voldoen automatisch gematcht kunnen worden. Wijkt een factuur af, dan wordt deze geweigerd. Een goede interne inrichting én afstemming met leveranciers is daarom essentieel, gezien de directe impact op betalingstermijnen, leveranciersrelaties en de interne werkdruk.
Wat betekent dit voor Nederlandse organisaties?
In Nederland is Peppol voor B2B-facturatie op dit moment nog niet verplicht. Wel is e-facturatie via Peppol al verplicht richting de overheid en publieke instellingen. Bovendien heeft de Nederlandse overheid duidelijk uitgesproken dat zij deze ontwikkeling volgt en e-facturatie in de toekomst breder wil invoeren. Wanneer dat precies gebeurt, is nog onbekend, maar de richting is helder (De EU stelt dat het medio 2023 verplicht wordt).
Voor organisaties met Belgische leveranciers of klanten is Peppol nu al realiteit. Voor alle andere organisaties is het vooral een voorbode. Wie wacht tot het verplicht wordt, loopt het risico dat processen dan onder tijdsdruk aangepast moeten worden en dat de partijen die daarbij kunnen helpen dan geen capaciteit hebben.
Inkoop via Peppol
Bij BaseCamp Solutions zien we dat Peppol goed werkt wanneer het wordt benaderd als onderdeel van een optimale operationele inkoop en professioneel integraal inkoopproces (P2P). Door leveranciers actief te begeleiden, afspraken strak vast te leggen en referenties te borgen, wordt e-facturatie een logisch verlengstuk van het proces in plaats van een verstoring.
Wil je voorbereid zijn op deze ontwikkeling voor jouw facilitaire leveranciers en factuurstromen, nu of in de nabije toekomst? Neem contact op met BaseCamp Solutions. Wij denken graag met je mee.
