Inkoopvoorwaarden vormen een belangrijk fundament bij elke leveranciersrelatie. Ze bepalen tegen welke condities er geleverd wordt, en welke rechten en plichten beide partijen hebben. Toch blijken veel organisaties de inkoopvoorwaarden niet regelmatig te herzien of zelfs niet goed vast te leggen. Dat kan grote gevolgen hebben: van juridische risico’s tot onnodige kosten en onduidelijke afspraken bij geschillen.
Het team van BaseCamp Solutions ziet dagelijks hoe belangrijk het is om actuele, duidelijke en juridisch waterdichte inkoopvoorwaarden te hebben. In dit artikel delen we de zes meest gemaakte fouten en hoe je deze voorkomt.
1. Verouderde voorwaarden blijven gebruiken
Veel bedrijven werken nog met standaarddocumenten die jaren geleden zijn opgesteld. Sindsdien is er echter veel veranderd: nieuwe wetgeving (zoals de AVG, de Wet Ketenaansprakelijkheid en de Wet DBA), strengere normen (NEN7510) hogere duurzaamheidseisen en digitalisering van (inkoop)processen. Verouderde voorwaarden sluiten vaak niet meer aan op de actuele praktijk.
Tip: Laat de voorwaarden jaarlijks toetsen en actualiseer ze bij wijzigingen in wet- en regelgeving of bedrijfsprocessen.
2. Onduidelijkheid over aansprakelijkheid en garanties
Een veelgemaakte fout is het ontbreken van concrete bepalingen over aansprakelijkheid bij schade of gebreken. Leveranciers beperken hun risico’s vaak maximaal, terwijl afnemers zich onvoldoende indekken. Dit leidt tot discussie zodra er iets misgaat.
Advies: Definieer duidelijk wie aansprakelijk is voor wat, binnen welke termijn gebreken gemeld moeten worden, hoe gebreken formeel gemeld moeten worden en hoe garanties worden afgehandeld. Zo creëer je duidelijkheid en voorkom je dat jouw organisatie opdraait voor kosten die elders thuishoren.
3. Geen koppeling tussen contract en inkoopvoorwaarden
Inkoopvoorwaarden worden ten onrechte soms los gezien van een contract, of niet actief van toepassing verklaard op een contract. Het gevolg: juridisch onduidelijke situaties bij afwijkende bepalingen of ontbrekende verwijzingen.
Oplossing: Vermeld in elk contract expliciet dat je eigen algemene inkoopvoorwaarden van toepassing zijn en sluit de voorwaarden van de leverancier expliciet uit of geef duidelijk aan dat bij geschil de algemene inkoopvoorwaarden prefereren boven de voorwaarden van de leverancier.
4. Onvoldoende aandacht voor indexering
Zonder duidelijke afspraken over prijsindexatie kan een leverancier tijdens de looptijd onverwachte verhogingen doorvoeren. Zeker in periodes van inflatie of stijgende grondstofprijzen komt dit regelmatig voor.
Praktisch advies: Leg vast wanneer, hoe vaak en op basis van welke index (bijv. CPI of PPI) prijsaanpassingen mogen plaatsvinden. Zo voorkom je discussies en houd je grip op de integrale kosten.
5. Geen borging van regelgeving of duurzaamheid
Steeds vaker moeten organisaties aantonen dat hun leveranciers voldoen aan wetgeving, certificeringen en duurzaamheidscriteria. Zonder deze eisen expliciet in de voorwaarden op te nemen, loop je risico op non-compliance.
Voorbeeld: Neem bepalingen op over naleving van NEN-normen, ISO-certificeringen, mensenrechten en milieuverantwoord ondernemen (MVO). Zo borg je niet alleen rechtmatigheid, maar ook reputatie.
6. Gebrekkig beheer en interne kennis
Zelfs goed opgestelde voorwaarden zijn waardeloos als medewerkers ze niet kennen of niet correct toepassen. Binnen veel organisaties ontbreekt structurele kennisdeling of een vast proces voor het beheer van voorwaarden en contractdocumenten.
Tip: Richt een centraal contract- en documentbeheersysteem in en zorg dat betrokken afdelingen (inkoop, juridische zaken, finance) toegang hebben tot de actuele versies. Combineer dit met periodieke interne trainingen.
Zorg voor actuele inkoopvoorwaarden
Sterke inkoopvoorwaarden bieden niet alleen juridische bescherming, maar versterken ook de onderhandelingspositie en verminderen risico’s in de keten. Door de inkoopvoorwaarden periodiek te toetsen, te actualiseren en te borgen binnen de organisatie, voorkom je dat kleine nalatigheden grote gevolgen hebben.
BaseCamp Solutions ondersteunt organisaties bij het professionaliseren van de inkoopfunctie en dus ook met het opstellen, beheren en actualiseren van inkoopvoorwaarden en contracten. Onze specialisten zorgen ervoor dat jouw organisatie compliant is, risico’s worden beperkt en de inkoopprocessen optimaal verlopen. Wil je weten of jouw inkoop of alleen de inkoopvoorwaarden nog op orde zijn? Neem contact met ons op voor een vrijblijvende check en professioneel advies.
