Inkoop van catering: waarop moet je letten?

Elke lunchpauze is tevens een visitekaartje van de organisatie voor de medewerkers en de bezoekers. Toch worstelen veel facilitaire teams met de vraag hoe dit optimaal invulling te geven gezien stijgende grondstof- en energiekosten en de grilligheid van hybride werkpatronen. Zo loopt op dinsdag de kantine over en vrijdag blijft de soeppan halfvol. Wie vandaag catering inkoopt, kan zich niet langer een ‘copy-paste-contract’ permitteren. Hoe vertaal je de uiteenlopende dieetwensen, circulaire ambities en fluctuerende volumes naar één scherp, toekomstbestendig contract?

Het team van BaseCamp Solutions helpt je graag op weg. In dit artikel geven wij je zeven kritieke factoren die je helpen bij het formuleren van een scherp Programma van Eisen (PvE). Dit kun je gebruiken bij je huidige cateraar of als je een nieuwe aan het selecteren bent. Met dit PvE kun je de kwaliteit, de beleving en de integrale kosten onder controle houden.

1. Programma van Eisen

Een glashelder PvE is méér dan een checklist; het is het fundament waarop álle andere afspraken leunen. Zonder scherpe definities van volumes, serviceniveaus en kwaliteitsnormen ontstaat er ruimte voor interpretaties en interpretaties kunnen leiden tot meerkosten of klachten. Het PvE fungeert als gemeenschappelijke taal tussen de afdeling facilitair, de afdeling HR, de inkopers en de cateraar, waardoor innovatiekansen sneller worden herkend en benut.

Let extra op de volgende zaken:

• Leg per locatie volumes, piekmomenten en serviceniveaus vast (assortiment, re-stock-tijden, schoonmaak, banqueting wensen, etc.).
• Formuleer functioneel: “dagelijks een warme vegetarische optie” in plaats van een vast recept.
• Koppel min-/max-volumes aan functies; hybride werken = fluctuerende bezetting.
• Neem KPI’s op voor HACCP-rapportages, gasttevredenheid, responstijden en duurzaamheid.
• Benoem de contractduur en de evaluatiemomenten (inclusief criteria).

2. Duurzaamheid

Duurzaamheid is geen “nice-to-have” meer, maar een expliciete gunningsvoorwaarde die direct meespeelt in CSRD-rapportages en ESG-ratings. Stakeholders, van directie tot young professionals, verwachten concreet bewijs van CO₂-reductie en circulaire flows in de bedrijfs­catering. Daarom moet elke leverancier kunnen laten zien hoe hij met zinvolle en meetbare KPI’s bijdraagt aan jouw duurzaamheidsdoelen én reputatie als verantwoorde werkgever.

Denk hierbij aan:

• Vraag om de CO₂-footprint, herkomstcertificaten en een meetbaar waste-plan.
• Vraag om voortgangs­rapportage per kwartaal.
• Stuur op inzet van streek- en seizoen producten.
• Waar komt de koffie vandaan?
• Start pilots met circulaire verpakkingen en/of koffiedik­recycling.
• Plan regelmatig innovatiesessies met het verantwoordelijke team over het menu.

3. Prijs ≠ kosten: Totale integrale kosten

Alleen maar focussen op de stuksprijs per product is een klassieke valkuil: verborgen kosten voor o.a. energie, afval en verpakkingen, sluipen ongemerkt je budget in. Met een integrale kostenanalyse voorkom je verrassingen en ligt de financiële verantwoordelijkheid voor schommelende grondstofprijzen transparant bij beide partijen. Zo creëer je ruimte voor gezamenlijke optimalisaties en vermijd je heronderhandelingen aan het einde van het jaar, wanneer het budget al vastligt.

Denk hierbij aan:

• Vraag open-boek­tarieven voor grondstoffen, loonopbouw en overhead.
• Bespreek scenario’s bij ± 10 % volumeschommelingen voor personeel en food-waste.
• Leg triggerpoints vast (CPI + >2 % of zuivelindex ± 5 %) om prijzen te heropenen.
• Neem keukeninvesteringen, schoonmaak en afvalafvoer op in de integrale kosten.

4. Leveranciersmanagement & prestatie-KPI’s

Een handtekening onder het contract is slechts de start; zonder structurele performance-reviews verzandt zelfs het beste contract in aannames en mogelijke escalerende kosten. Door kwartaal­metingen te koppelen aan PDCA-sessies (Plan-Do-Check-Act) maak je van leveranciers een verlengstuk van je facilitaire strategie in plaats van een black box. Zo ontstaat een cultuur van continue verbetering waarin data, en dus niet het onderbuikgevoel, de besluitvorming stuurt.

Denk hierbij aan:

• Stel kwartaal-KPI’s op zoals; gast­­tevredenheid > 8,0 | waste < 3 % | HACCP-score ≥ 95 %.
• Monitor via real-time dashboards de prestatie en voortgang.
• Organiseer maandelijkse PDCA-sessies.
• Koppel prestatie eventueel aan een bonus/malusuitkering. Ofwel beloon over presteren en sanctioneer onder presteren.
• Analyseer en optimaliseer de leveranciers- en assortiments­portfolio.

5. Wet- en regelgeving: borg compliance

Het regelgevingslandschap in de wereld van catering is breed: van HACCP tot aanbestedingsrecht en fiscale WKR-normen. Niet-naleving kan leiden tot boetes, reputatie­schade én stilgelegde keukens, een risico waarmee geen enkele facilitair manager wil worden geassocieerd. Door vanaf de start een compliance-matrix te eisen en digitale bewijsvoering te borgen, voorkom je verrassingen tijdens inspecties en creëer je vertrouwen bij interne auditors en bijvoorbeeld de OR.

Denk hierbij aan:

• Eis aantoonbare HACCP-certificering.
• Voer periodieke microbiologische controles uit.
• Check aanbestedings­drempels (relevante drempelbedragen) en plan tijdig markt­consultatie en gunnings­methodiek.
• Borg cao-verplichtingen (loonlijnen, werktijden).
• Wees alert op fiscale regels rond de Werkkosten­regeling.

6. Flexibiliteit & schaalbaarheid

Sinds de doorbraak van hybride werken is de bezetting wisselender dan ooit: dinsdag is het bijvoorbeeld erg druk in het bedrijfsrestaurant, terwijl vrijdag slechts een handvol medewerkers er komt eten. In een rigide contract vertaalt dit zich direct naar voedselverspilling, lege vitrines of torenhoge personeels­kosten. Met schaalbare staffing-modellen en volume-clausules houd je grip op kosten én beleving, ongeacht hoe de kantoorgraad zich ontwikkelt.

Denk hierbij aan:

• Hanteer min-max-staffing: basis voor xxx couverts, opschakeltarieven per xx extra.
• Beoordeel leverancier op oproepkracht-pool, modulaire koelcapaciteit en mobiele uitgifte units.
• Leg een volume-exit-clausule vast.
• Gebruik aparte tarief­bladen voor zaken zoals; banqueting, events en hospitality.

7. Digitalisering: stuur op real time data

Dashboards vervangen inmiddels de voor­raadboekjes van weleer: sensoren, kassa-data en AI-algoritmes voorspellen de behoefte en zorgen voor reductie van verspilling. Door cateringdata direct te koppelen aan een FMIS of BI-tools verander je incident­sturing in proactief beheer. Zo worden strategische beslissingen gebaseerd op feiten, terwijl operationele teams via automatische alerts onmiddellijk kunnen bijsturen.

Denk hierbij aan:

• Dashboards die zaken zoals; omzet en waste live tonen per kassa.
• Koppel data aan FMIS/BI; ontvang automatische alerts bij KPI-afwijkingen.
• Gebruik AI-gestuurde forecasts om menu’s en inkoop op bezettings­graad af te stemmen.

Klaar om het verschil te serveren?

Met deze zeven succesfactoren combineer je smaak, beleving en kosten­beheersing in één toekomstbestendig catering­contract. Benieuwd hoe jouw huidige overeenkomst scoort of heb je hulp nodig met het dagelijkse facility management? Neem dan contact met ons op.