Wanneer de temperatuur oploopt, verandert ook de dynamiek op de werkvloer. Medewerkers voelen zich vermoeid, raken sneller afgeleid en presteren minder goed. In sommige gevallen leidt de hitte zelfs tot gezondheidsklachten of extra verzuim. Voor facility managers betekent dit niet alleen een toename van de facilitaire meldingen, maar vooral een concreet vraagstuk rond comfort, veiligheid en Arbo verantwoordelijkheid. Hittestress vraagt om regie en die ligt o.a. bij de facility manager.
Preventief technisch beheer
Veel gebouwen beschikken over airconditioning of andere klimaatoplossingen, maar in de praktijk blijkt deze techniek vaak niet voldoende afgestemd op extreme zomerse omstandigheden. Juist wanneer systemen op maximale capaciteit moeten draaien, treden er storingen op of blijkt het onderhoud onvoldoende te zijn geweest. Als facility manager is het een aandachtpunt om vóór de zomer alle installaties te laten inspecteren en deze juist af te stellen. Denk hierbij aan ventilatie, zonwering, koelunits en regeltechniek. Hiermee verklein je de kans op onverwachte uitval en verhoog je de effectiviteit van deze systemen. Door daarnaast gebruik te maken van een Facility Management Informatie Systeem (FMIS) borg je dat meldingen snel en gestructureerd worden afgehandeld, zodat klachten zich niet opstapelen en mensen zich gehoord voelen.
Slim gebruik van ruimtes en bezetting
Niet elk deel van het gebouw warmt in gelijke mate op. Ruimtes met veel glas of beperkte luchtcirculatie lopen qua temperatuur sneller op. Het is dan ook verstandig om actief te sturen op een bij het weer passende benutting van deze ruimten. Door tijdelijk vergaderruimtes als alternatieve werkplekken beschikbaar te stellen of medewerkers op drukke dagen te laten thuiswerken, spreid je de bezetting. Sensoren kunnen hierbij waardevolle inzichten geven in temperatuur, CO₂ en daadwerkelijke bezetting. Zo kun je anticiperen op warme zones en deze op tijd ontlasten. In grote organisaties blijkt een herindeling van werkplekken tijdens de zomermaanden vaak een simpele maar doeltreffende maatregel.
Duidelijke communicatie naar medewerkers
Facilitair beleid staat of valt met draagvlak. Zeker in situaties waar gedrag direct invloed heeft op het binnenklimaat, zoals het openzetten van ramen terwijl de airco draait, is het belangrijk om medewerkers goed te informeren. Dit kan via het intranet, narrow-casting of nieuwsbrieven. Licht toe wat het beleid is bij extreme hitte, geef praktische tips over kleding en ventilatie, en herinner aan het belang van voldoende hydratatie. In samenspraak met HR kun je bovendien een formeel hitteprotocol opstellen, waarin staat beschreven welke maatregelen gelden bij bepaalde temperatuurgrenzen. Dit biedt houvast en voorkomt willekeur.
Structurele aanpassingen voor de toekomst
Waar ad hoc maatregelen helpen tijdens piekdagen, vraagt de structurele toename van warme zomers om een lange termijnvisie. Het is zinvol om te onderzoeken hoe het gebouw beter hitte bestendig kan worden gemaakt. Denk aan zonwerende raamfolie, reflecterende dakbedekking, buitenzonwering of natuurlijke ventilatie via groendaken. Ook slimme gebouwbeheersystemen die automatisch ventileren in de koele nachturen dragen bij aan een stabieler binnenklimaat en lagere energielasten. Zulke investeringen vergen voorbereiding, maar leveren op termijn meer comfort én duurzaamheid op en voorkomen klachten en uitval medewerkers.
Professionele ondersteuning
Bij BaseCamp Solutions ondersteunen wij organisaties dagelijks bij het verbeteren van hun facilitaire processen. Binnen onze dienstverlening Facility Camp verzorgen wij het operationele beheer van gebouwen, inclusief onderhoud, storingen, meldingen en serviceopvolging. Daarbij denken we graag met klant mee en kijken we altijd vooruit: hoe kunnen we de werkomgeving duurzamer, comfortabeler en efficiënter maken, juist op momenten waarop het erop aankomt, zoals bij zomerhitte.
Wil je ook komen tot een beter beheersing en opvolging van meldingen? Neem contact met ons op. Samen zorgen we ervoor dat je medewerkers altijd goed kunnen werken.
