Een leverancier die zijn werk goed doet, wil je graag houden. Daar is niets mis mee. Het wordt pas een probleem als blijven bij die leverancier de enige optie is die je nog hebt. Dan onderhandel je niet meer over een prijs, dan vraag je om een gunst en ben je dus afhankelijk van die leverancier.
Een zogenoemde vendor lock-in ontstaat zelden door een slechte beslissing. Het ontstaat door tien redelijke beslissingen achter elkaar. Een koppeling erbij, een module extra, een maatwerkveld voor één afdeling. Elke stap is goed te verdedigen echter samen maken ze overstappen lastiger en onbetaalbaar. Als je dus niet uitkijkt raakt dit je kosten, maar ook je ruimte om te kiezen op het moment dat de zorg iets anders nodig heeft.
Facilitair lock-in bij leverancier
Een lock-in wordt vaak als een ICT-probleem gezien, maar het kan ook op andere gebieden voorkomen. Bijvoorbeeld op facilitair gebied waar je in het FMIS je meldinghistorie van vijf jaar hebt staan en die je niet in een leesbaar formaat uit het systeem krijgt. Een onderhoudspartij die als enige de exacte inregeling van je klimaatinstallatie kent. Een beheersysteem waarin de leverancier de gebruikers aanmaakt.
Het gevolg is hetzelfde: je hebt geen of een zeer beperkte onderhandelingspositie op het moment dat je die nodig hebt. Zit je interne kennis bovendien bij één of twee mensen, dan is de leverancier na hun eventuele vertrek de enige die je nog iets over je eigen systeem kan vertellen. Daarom verdient vendor lock-in ook aandacht op andere gebieden. Wees je bewust van wat je vraagt en wat de gevolgen kunnen zijn.
Vier soorten lock-in om te herkennen
- Technische lock-in is de bekendste vorm. Je data staat in een eigen formaat dat je er niet uit krijgt, of de koppelingen met je andere systemen zijn op maat gebouwd. Vraag bij elke nieuwe koppeling wie de eigenaar is van de techniek erachter. Dat is even belangrijk voor een EPD als voor een FMIS, en een export naar pdf is geen export van je data.
- Contractuele lock-in zit in de papieren. Lange looptijden, stilzwijgende verlenging, opzegtermijnen van zes maanden en boetes bij tussentijds stoppen. Soms zit het subtieler, bijvoorbeeld in een korting die je kwijtraakt als je een module afneemt bij een andere partij. Hierover schreven we eerder, want verouderde inkoopvoorwaarden kunnen duur komen te staan.
- Operationele lock-in is de vorm die niemand heeft besloten. Alle kennis van het beheer zit bij de leverancier, de documentatie is nooit bijgewerkt en de wijzigingen van de afgelopen jaren staan in mailwisselingen. Het makkelijkst te testen: vraag een collega om uit te leggen hoe het systeem is ingericht. Blijft het antwoord steken bij “dat weet de leverancier”, dan weet je genoeg.
- Organisatorische lock-in is de taaiste, want die zie je in geen enkel contract staan. De werkprocessen zijn naar het systeem gevormd in plaats van omgekeerd, en bij elke vergelijking met een andere partij klinkt dat die niet past bij hoe wij werken. Soms is dat waar. Vaker is het de gewenning die dat zegt, en dat verschil is het waard om uit te zoeken voordat je weer verlengt.
Voer dit gesprek voor de ondertekening
De beste bescherming kost je bij de aanschaf een halve dag extra. Vraag voor de ondertekening hoe je er weer uit komt. Niet omdat je al wilt vertrekken, maar omdat het antwoord je nu meer oplevert dan straks. Leg vast in welk (standaard) formaat je je data terugkrijgt, binnen welke termijn en tegen welke kosten. Spreek af dat de documentatie van de inrichting jouw eigendom is. En zorg dat migratiekosten geen open rekening zijn die de vertrekkende partij zelf mag opstellen. Hoe zo’n traject verloopt, lees je in ons stuk over leveranciersselectie en -evaluatie in de praktijk.
En als je al in een vendor lock-in zit
Dit is helaas het vaakst het geval. Dan begin je niet met een migratie maar met het creëren van inzicht. Breng in kaart welke systemen aan elkaar hangen, welke data waar staat en wie de enige is die iets weet. Dat laatste lijstje is meestal korter dan je hoopt.
Zet daarna de verlengdatums en opzegtermijnen op één plek. Een contract dat stilletjes drie jaar doorloopt kost je je enige onderhandelmoment. Correct contractbeheer is hier geen administratie maar strategie.
Checklist voor je eigen situatie
Loop deze punten langs voor de relevante leveranciers:
- In welk formaat krijg je je data terug en is dat eenduidig en formeel vastgelegd?
- Wat is de opzegtermijn en wanneer valt het eerstvolgende verlengmoment?
- Staan de migratiekosten vast of worden die achteraf bepaald?
- Is de documentatie van de inrichting actueel en in jouw bezit?
- Kan iemand bij jou het beheer uitleggen zonder de leverancier?
- Wat gebeurt er met je data als de leverancier wordt overgenomen?
Overstappen is niet het doel
Het doel is keuzevrijheid te behouden. Soms is de uitkomst dat je blijft, echter met een scherper contract en data die je (eenvoudig) kunt verhuizen. Dat is winst, ook zonder dat er iets verandert.
Wel is dit het moment om vooruit te kijken. Zorginstellingen zetten steeds meer in de cloud, en dat verplaatst de vraag naar flexibiliteit en schaalbaarheid in plaats van naar eigen beheer. Ook dan geldt: hoe kom je er weer uit?
ICT Camp denkt mee
ICT Camp werkt als jouw eigen ICT-inkoper, met kennis van de zorg en van de markt. Wij vragen offertes aan, vergelijken partijen en leggen de afspraken vast in een contract dat je later niet in de weg zit. Daarbij kijken we ook standaard naar de uitstap en dus niet alleen naar de instap. Wil je weten hoe afhankelijk je nu bent van je grootste leveranciers? Neem contact met ons op, dan lopen we het samen na. Hoe inkoop van ICT een vak apart is, merk je vooral op het moment dat je wilt wisselen.
