Mobiele telefonie en internet lijken op het eerste gezicht eenvoudige inkoopcategorieën. Een paar abonnementen, een scherp tarief zoeken en je bent klaar… toch? In de praktijk blijkt dit één van de pakketten te zijn waar ongemerkt veel geld en onnodige complexiteit in gaat zitten. Zeker nu hybride werken, videobellen en dataveiligheid de norm zijn, vraagt de inkoop van connectiviteit om meer regie en structuur.
Bij BaseCamp Solutions zien we dagelijks organisaties die te veel betalen, te lang vastzitten aan verouderde contracten of onvoldoende grip hebben op gebruik en kosten. Met een aantal gerichte keuzes kun je dit voorkomen en meer waarde uit je telecom- en internetcontracten halen. Wij geven je graag een aantal handige tips om mobiele telefonie en internet in te kopen voor je organisatie.
Begin bij de behoefte, niet bij het aanbod
Begin altijd bij de functionele behoefte, niet bij het aanbod. Welke medewerkers hebben echt een zakelijke mobiel nodig, wie kan volstaan met een vergoeding en welke functies hebben zwaardere eisen op het gebied van bereikbaarheid en databundels? Hetzelfde geldt voor internet: welke locaties zijn kritisch voor de bedrijfsvoering, welke applicaties draaien er en welke minimale bandbreedte en beschikbaarheid heb je daadwerkelijk nodig?
Door eerst je behoefte scherp te definiëren, voorkom je dat de leverancier jouw pakket “ontwerpt” op basis van standaardbundels in plaats van jouw situatie en echte wensen als uitgangspunt te nemen. Je verschuift de regie naar je eigen organisatie en beoordeelt aanbiedingen op inhoud in plaats van op marketing.
Standaardiseren en bundelen voor meer grip
Vervolgens is standaardisatie een belangrijke stap. Werk je nu met verschillende providers, uiteenlopende bundels en individuele contracten? Dan is er vaak direct besparingspotentieel. Door mobiele telefonie en vaste- en internetdiensten waar mogelijk te bundelen bij voorkeursleveranciers, ontstaat schaalvoordeel, meer grip op de voorwaarden en minder administratieve belasting.
Let daarbij niet alleen op de maandprijs, maar vooral op de totale kosten over de looptijd, inclusief aansluitkosten, bundeloverschrijdingen, roaming en eventuele boetes bij wijziging of opzegging. Juist in deze posten zitten vaak de verborgen kosten die het totaalplaatje onnodig duur maken.
Let op contractduur en flexibiliteit
Contractduur en flexibiliteit verdienen extra aandacht, zeker bij grote aantallen abonnementen. Te lange contracten lijken aantrekkelijk vanwege de korting, maar remmen je wendbaarheid als de organisatie groeit, krimpt of anders gaat werken. Zorg voor een goede balans tussen looptijd, opzegmogelijkheden en uitbreidingsopties.
Denk bijvoorbeeld aan flexibele bundels, e-simoplossingen en duidelijke afspraken over het bijschalen of afschalen van abonnementen. Zeker in omgevingen met veel tijdelijke krachten of projecten kan dit grote financiële én operationele voordelen opleveren.
Veiligheid, continuïteit en SLA’s
Dataveiligheid en continuïteit mogen niet ontbreken in je afweging. Welke eisen stel je aan beveiliging, netwerksegmentatie, ondersteuning van thuiswerkplekken en het melden van incidenten? Hoe snel moet de leverancier reageren bij storingen en wat is er vastgelegd over compensatie of noodoplossingen?
Een helder vastgelegde SLA (Service Level Agreement) is onmisbaar om risico’s te beheersen en verwachtingen aan beide kanten duidelijk te maken. Daarmee voorkom je discussie op het moment dat er echt iets misgaat.
Blijf beheren na de inkoop
Tot slot is structureel beheer net zo belangrijk als de initiële inkoop. Zonder actief contract- en leveranciersbeheer verslapt de aandacht, lopen kosten weer op en sluit het pakket mogelijkerwijs niet langer aan bij je behoefte. Denk bijvoorbeeld aan periodieke evaluaties met de leverancier, het monitoren van verbruik, het opschonen van ongebruikte simkaarten en het tijdig voorbereiden van heronderhandeling of heraanbesteding.
BaseCamp Solutions ondersteunt organisaties bij het professioneel inkopen én beheren van mobiele telefonie en internet. Via onze ICT-inkoopexpertise zorgen we voor inzicht, structuur en marktconforme contracten, terwijl jouw medewerkers zich kunnen focussen op hun kerntaken.
Wil je ook meer grip op telecom- en internetkosten en zeker weten dat je de juiste keuzes maakt? Neem dan contact met ons op; wij denken graag met je mee.
