Een (facilitair) bestel/inkoopsysteem vormt de ruggengraat van je operationele facilitaire processen. Het helpt bij het automatiseren, standaardiseren en beheren van alle inkoopactiviteiten, van kleine bestellingen tot strategische contracten. Het juiste systeem geeft je inzicht, grip en sturing op de uitgaven en de processen en draagt bij aan kostenbesparing en risicobeheersing. De keuze voor het juiste systeem vraagt echter om meer dan alleen het vergelijken van softwarepakketten. Wij geven je een aantal handige tips bij het kiezen van het juiste pakket!
Wat is een facilitair inkoopsysteem?
Een facilitair inkoopsysteem is software die het volledige facilitaire inkoopproces ondersteunt, van aanvraag en goedkeuring tot bestelling, ontvangst, factuurcontrole en contractbeheer. Vaak maakt het onderdeel uit van een Facility Management Informatie Systeem (FMIS), maar het kan ook een onderdeel zijn van je P2P/ERP oplossing. De kern is dat je processen worden gestroomlijnd en dat je altijd weet waar je aan toe bent.
Begin met het analyseren van je huidige situatie
De eerste stap in het selectietraject is het in kaart brengen van je huidige situatie. Worden verplichtingen vooraf vastgelegd of keurt men zaken goed op basis van facturen? Hoe worden bestellingen nu geplaatst en goedgekeurd? Is er centraal inzicht in de lopende contracten, de verplichtingen en de leveranciers? Hoeveel tijd gaat op aan administratieve taken en correcties? Hoeveel factuurafwijkingen zijn er? Hoeveel wordt er buiten beleid om gekocht? Door je volwassenheid op gebied van inkoop en inkoopprocessen te bepalen, zie je waar een systeem de meeste waarde kan toevoegen.
Formuleer duidelijke doelen
Het is belangrijk om vooraf te weten wat je met het nieuwe systeem wilt bereiken. Wil je vooral efficiëntie verbeteren door minder handmatige verwerking en kortere doorlooptijden? Ligt de nadruk op kostenbeheersing door beter zicht op totale uitgaven en het voorkomen van dubbele aankopen? Of staat compliance voorop, waarbij je rechtmatig wilt inkopen en naleving van inkoopbeleid en Nen-normen wilt borgen? Ook leveranciersmanagement kan een belangrijke drijfveer zijn, waarbij prestaties, leverbetrouwbaarheid en duurzaamheid centraal staan. Hoe concreter en meetbaarder je doelen, hoe beter je kunt beoordelen of het systeem aan de verwachtingen voldoet c.q. je een juist systeem kunt selecteren.
Bepaal de functionele en technische eisen
Het systeem moet passen bij jouw processen en organisatiegrootte. Denk aan de mogelijkheid tot integratie met je financiële administratie of ERP, zoals Exact, AFAS of SAP. Let hierbij o.a. op de gebruiksvriendelijkheid voor alle gebruikers, ook voor medewerkers zonder technische achtergrond. Controleer of het systeem flexibel genoeg is om mee te groeien met toekomstige behoeften en of het real-time inzicht biedt in data zoals uitgaven en contractstatus. Beveiliging is eveneens cruciaal; het systeem moet voldoen aan normen zoals AVG, ISO en NEN. Een passende standaardoplossing is vaak sneller te implementeren en kostenefficiënter dan maatwerk.
Betrek stakeholders vanaf het begin
Een facilitair inkoopsysteem raakt meerdere afdelingen. Denk hierbij aan: facilitair, inkoop, finance, ICT en contractbeheer. Door hen vroegtijdig mee te nemen in het proces creëer je draagvlak, krijg je een volledig beeld van de proceskoppelingen en verminder je weerstand tijdens de implementatie. Workshops waarin gebruikers hun wensen en uitdagingen delen, helpen om het systeem optimaal te configureren.
Denk verder dan inkoop alleen
Een krachtig inkoopsysteem kan ook contract- en leveranciersbeheer integreren. Dit betekent automatische signaleringen bij afloop- of indexatiedata, duidelijke vastlegging van afspraken en tarieven, en rapportages over naleving en afwijkingen. Het koppelen van contractbeheer aan inkoop voorkomt ongewenste verlengingen, gemiste heronderhandelingsmomenten en zorgt dat je sneller kunt handelen bij afwijkingen.
Plan een zorgvuldige implementatie
De overstap naar een nieuw systeem vraagt om een doordacht implementatieplan. Dit begint bij de selectie van het juiste pakket en leverancier, gevolgd door een pilotfase met een beperkte groep gebruikers. Daarna kan de (gefaseerde) uitrol plaatsvinden naar de hele organisatie. Training en ondersteuning zijn essentieel voor een soepele overgang. Leg processen en afspraken goed vast om te voorkomen dat kennis verdwijnt bij personeelswisselingen.
Overweeg professionele ondersteuning
Als er onvoldoende tijd of capaciteit is om het systeem en de processen professioneel te beheren, kan het uitbesteden van de operationele inkoop uitkomst bieden. BaseCamp Solutions kan o.a. het beheer van het systeem, de dagelijkse inkoopprocessen, het beheer van de leveranciers- en het contractbeheer en contractmanagement volledig van je overnemen. Daarmee krijg je direct toegang tot expertise, bewezen werkwijzen en de juiste hulpmiddelen, terwijl je eigen medewerkers zich volledig kunnen richten op hun kerntaken. BaseCamp Solutions werkt als een verlengstuk van je eigen organisatie en wij helpen je proactief je inkoop te verbeteren en te optimaliseren/professionaliseren.
Facilitair beheer als een dienst?
Het kiezen van het juiste facilitair inkoopsysteem is geen puur technische beslissing, maar een strategische keuze die vraagt om visie, analyse en samenwerking. Met de juiste voorbereiding en implementatie levert het systeem lagere kosten, hogere efficiëntie, betere compliance en vooral meer grip op de hele facilitaire keten en draagt het effectief bij aan de realisatie van je doelstellingen.
Wil je weten welk systeem en proces het beste bij jouw organisatie passen of zoek je actief ontzorging bij de uitvoering van je inkoop? Neem contact op met BaseCamp Solutions. Wij combineren onze kennis van facilitair beheer, inkoop en systeemimplementatie om jouw organisatie toekomstbestendig te maken en te houden.
