Het gemiddelde takenpakket van een facility manager is zeer veelzijdig. Dit betekent dat een goede facility manager over een verscheidenheid aan competenties moet beschikken om zijn werk goed te kunnen doen en de beoogde resultaten te behalen. Welke competenties heb je nodig om een goede facility manager te kunnen zijn of worden?
Het team van BaseCamp Solutions heeft ruime ervaring in diverse facilitaire functies. Wij helpen je graag verder en geven je dan ook graag inzicht in de 11 belangrijkste competenties van een goede, succesvolle facility manager.
1. De juiste communicatieve vaardigheden
Communicatie is ook binnen facilitair heel belangrijk. Denk hierbij bijvoorbeeld aan overleg met je klanten, het goed begrijpen van de wensen van je klanten en deze al dan niet in samenspraak met je leverancier vertalen in passende oplossingen. Verder houdt de facility manager zich qua communicatie onder meer bezig met het voorbereiden van berichten over serviceverlening, het opstellen van rapporten en geven van adviezen aan de interne belanghebbenden, het ontwikkelen en uitrollen van facilitair beleid het informeren van mensen en leveranciers over wat er van hen wordt verwacht. Goede communicatie is essentieel voor een goede relatie met je stakeholders en leveranciers. Hier zijn optimale communicatieve vaardigheden voor nodig.
2. Scherp inzicht
De facility manager is onder meer verantwoordelijk voor het ontwikkelen en implementeren van facilitair beleid, zogenaamde ‘best value practises’, het vaststellen van belangrijke prestatie indicatoren en het ontwikkelen van prestatiestatistieken en daar waar mogelijk zaken verder verbeteren. Hiervoor heb je een analytische blijk en scherp inzicht nodig, gecombineerd met een nuchtere houding en een logische denkwijze.
3. Optimale kennis van technologie
We kunnen in deze tijd niet meer zonder technologie. Dit geldt ook voor facility management en als facility manager moet je dus weten wat er op dit gebied speelt, mogelijk is en hoe dat toe te passen. Technologische innovaties en trends moeten worden gemonitord en geëvalueerd, technologieën voor facilitair beheer moeten op toepassing worden beoordeeld en daar waar zinvol (waarde creërend) worden geïmplementeerd en adequaat worden beheerd.
Noot: Denk hierbij onder meer aan systemen zoals FMIS, CMMS en CAFM.
4. Kennis van onderhoud
Als het onderhoud niet op orde is, dan neemt het risico op storingen in apparatuur en machines toe. Wat weer kan leiden tot ongewenst uitval en kosten. Je hebt als facility manager dus een goede kennis van onderhoud en verschillende onderhoudsbeheermethodieken nodig om de staat van onder meer het terrein, de installaties, de apparaten, het gebouw te kunnen beoordelen en te borgen. De facility manager is mede verantwoordelijk voor een beleid op onderhoud, het organiseren (plannen) van onderhoud en het beheer van onderhoud waardoor de continuïteit van de operatie gewaarborgd is.
5. Aandacht voor de mens
Een goede facility manager houdt zich niet alleen bezig met de praktische zaken, maar richt zich ook op de mens. Zo moeten er onder andere goede werkwijzen worden geïmplementeerd, er moet een gezonde en veilige werkomgeving worden gerealiseerd en er moet worden gedacht aan een goede beveiliging.
De facility manager biedt zijn medewerkers onder meer mogelijkheden op het gebied van groei en ontwikkeling, zowel professioneel als persoonlijk, waardoor een goede facility manager ook de nodige ‘people skills’ nodig heeft.
6. Een scherp oog voor financiën
Als facility manager houd je je ook bezig met meerdere financiële zaken. Dat betekent dat je een goed gevoel voor cijfers moet hebben. Zo heb je als facility manager o.a. te maken met begrotingen en budgetten, investeringsaanvragen, business cases, met operationele (beheer)kosten, offertes. Als facility manager zie je toe op de integrale facilitaire kosten en geef je proactief adviezen ter verbetering.
7. Een master in planning
Een goede facility manager moet tevens een echte master in planning zijn. Zonder goede planning kan de bedrijfscontinuïteit immers niet worden gegarandeerd. Het ontwikkelen van plannen voor onderhoud, noodbeheer, het beheren van een bedrijfscontinuïteitsprogramma en het opstellen van een bedrijfscontinuïteitplan behoren allemaal tot de taken van de facility manager. Ofwel als facility manager moet je naast operationeel (in geval van issues en problemen) ook zeker strategisch kunnen plannen.
Noot: Goed plannen helpt bij beheer van kosten!
8. Een goed gevoel voor leiderschap
Het is misschien een schot voor open doel, maar als facility manager kun je natuurlijk niet zonder leiderschap skills. Je geeft leiding aan de facilitaire organisatie en daar komt veel bij kijken. De taken lopen uiteen van het ontwikkelen en implementeren van praktijken en procedures voor de facilitaire organisatie tot het oplossen van conflicten die mogelijk ontstaan tussen leveranciers en de organisatie. Als facility manager moet je stevig in de schoenen staan en tegelijk flexibel kunnen zijn.
9. Goede kennis van vastgoedbeheer
Je hebt als facility manager natuurlijk te maken met onroerend goed en je kunt geen optimale prestaties leveren als je vastgoed niet goed beheert en daar dus kennis van hebt. Tot het takenpakket van de facility manager behoren onder meer het beheren van de bestaande vastgoedactiva, het organiseren van aan- en verkoop van vastgoed en het verder ontwikkelen (verduurzamen) van het vastgoed.
10. Inzicht in projectbeheer
Het plannen van projecten gaan niet vanzelf. Er komt veel bij kijken, zoals het bepalen van de benodigde middelen en het opstellen van een planning. Projecten moeten optimaal worden omschreven, waarbij moet worden gedacht aan onder meer de gebruiker, het budget, de planning, de scope, de omvang en het doel. Facilitaire projectenmoeten worden overzien en/of aangestuurd door de facility manager.
11. Aandacht voor duurzaamheid
Duurzaamheid, verduurzaming, milieuvriendelijkheid en milieubeheer. Dit zijn zaken die in deze tijd integraal onderdeel zijn van facility management. Als facility manager ben je verantwoordelijk voor het ontwikkelen van duurzaamheidsprogramma’s, het beschermen van de natuurlijke omgeving en het beheren van de levenscyclus van activa. Uiteindelijk is het de verantwoording van de facility manager om vanuit zijn vakgebied en actieve bijdrage te leveren aan verduurzaming van zijn organisatie.
BaseCamp Solutions biedt deskundige ondersteuning
Vanuit onze dienstverlening Facility Camp biedt BaseCamp Solutions deskundige operationele ondersteuning en ontzorging aan facility managers. Dit betekent dat wij onze klanten operationeel en beheersmatig ontzorgen en zo helpen om de processen en dienstverlening te verbeteren, te optimaliseren en te verduurzamen. Wij zorgen voor adequate afhandeling van alle meldingenbeheer van facilitaire contracten en zorgen zo voor meer grip op de facilitaire uitgaven.
Wil jij ook volledig ontzorgd worden op operationeel administratief gebied, waardoor jouw organisatie meer tijd en ruimte heeft voor de op belangrijkere meer strategische facilitaire zaken en ben jij benieuwd wat Facility Camp voor jouw organisatie kan betekenen? Wij vertellen je graag meer. Neem vrijblijvend contact met ons op.
