Vijf jaar na de thuiswerkrevolutie, in gang gezet door de pandemie, is het debat over de ideale werkvorm actueler dan ooit. Wat begon als een tijdelijke noodmaatregel, groeide uit tot een nieuwe standaard: werken thuis aan de keukentafel, digitaal vergaderen via Teams en zelf flexibel de juiste balans vinden tussen werk en privé. Inmiddels klinkt echter de roep van werkgevers om terugkeer naar kantoor weer nadrukkelijk. Uit recent onderzoek van KPMG blijkt zelfs dat 83% van de CEO’s verwacht dat medewerkers binnen drie jaar weer volledig fysiek aanwezig zijn.
Aan de andere kant staan de werknemers. Zij hebben hun leven inmiddels ingericht op flexibiliteit, efficiëntie en autonomie. Geen dagelijkse files, wel extra tijd voor gezin, sport of mantelzorg. Bovendien hebben ze bewezen dat productiviteit en bereikbaarheid prima hand in hand gaan met hybride werken. Deze tegenstelling creëert een spanningsveld, waarin niet alleen leidinggevenden keuzes moeten maken – echter ook een belangrijke rol ligt voor de facilitair verantwoordelijken.
Meer mensen op kantoor vraagt om meer dan beleid
Want als medewerkers structureel (deels) terugkeren naar kantoor, rijst de vraag: is je organisatie daar operationeel en facilitair wel op voorbereid? Zijn er genoeg werkplekken, vergaderruimtes, parkeerplekken, schoonmaakmomenten en ICT-voorzieningen? Is de werkplek aantrekkelijk én functioneel genoeg om medewerkers te verleiden tot aanwezigheid? En hoe voorkom je dat dinsdag en donderdag onwerkbare ‘piekmomenten’ worden?
De discussie gaat dus verder dan leiderschap en beleid. Het vraagt om een nieuwe kijk op het werk, op de fysieke werkomgeving, ondersteunende processen en facilitaire dienstverlening. De toekomst van hybride werken ligt niet alleen in vertrouwen en resultaatgerichtheid, maar ook in een doordachte, goed georganiseerde kantooromgeving.
Facilitaire actie nodig
Als facilitair verantwoordelijke of operationeel manager weet je als dat terugkeer naar kantoor geen simpele ‘aanwezigheidskwestie’ is, maar een complexere logistieke en infrastructurele uitdaging. Hierbij een zestal punten dis om aandacht vragen als iedereen weer terug naar kantoor moet komen de komende jaren.
1. Capaciteit en bezetting: past het nog wel?
De eerste fundamentele vraag: is de fysieke ruimte voldoende afgestemd op het nieuwe hybride werkgedrag (meer werken op kantoor)? Veel kantoren zijn tijdens de pandemie afgeschaald. Denk aan het verminderen van bureaus, het opheffen van afdelingen of het flexibel inrichten van ruimtes. Als medewerkers nu massaal terugkomen, ontstaat er snel een mismatch tussen de functionaliteit, de beschikbare capaciteit en de dagelijkse bezetting.
Aanbevelingen:
- Voer een actuele capaciteitsanalyse uit: hoeveel mensen kunnen tegelijk werken, inclusief vergaderplekken, concentratieruimtes en ontspanningszones?
- Beoordeel of de huidige inrichting passend of flexibel genoeg is om wisselende bezettingsgraad aan te kunnen.
- Gebruik data (bijv. badge-ins, reserveringssystemen) om spreiding en benutting te optimaliseren.
2. Facilitaire voorzieningen onder druk
Als iedereen weer vaker naar kantoor komt, stijgt ook de vraag naar basale voorzieningen: sanitaire capaciteit, catering, schoonmaak, afvalverwerking en technische ondersteuning. Bij piekbelasting leidt gebrek aan gewenste ruimte en middelen (ondercapaciteit) tot frustraties bij medewerkers en kwaliteitsverlies. Wat waren de facilitaire voorzieningen van vijf jaar geleden en vergelijk die met de cijfers vandaag de dag. Is het mogelijk (en wenselijk) om weer terug te keren naar het oude niveau?
Aandachtspunten:
- Contractuele afspraken met leveranciers: zijn die schaalbaar of inflexibel?
- Schoonmaakschema’s en bevoorrading: afgestemd op een hybride ritme?
- Bereikbaarheid: is er genoeg parkeerruimte en opslagcapaciteit voor fietsen?
- Ventilatie en klimaatbeheersing: voldoen deze aan de NEN-normen en actuele bezettingsbehoeften?
- Kosten; is in de budgetten rekening gehouden met zwaardere belasting en bezetting van zaken.
3. Werkplekinrichting: functioneel en aantrekkelijk
Een verplichting om ‘naar kantoor te komen’ werkt alleen als het kantoor ook echt iets toevoegt. De werkplek moet faciliteren wat thuis minder goed lukt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan: samenwerken, ontmoeten, brainstormen. Klassieke kantoortuinen bieden zelden de juiste mix van concentratie, samenwerking en privacy.
Aanbevelingen:
- Richt het kantoor in met flexzones: stiltewerkplekken, informele overlegplekken en goed uitgeruste vergaderruimtes.
- Overweeg akoestische aanpassingen om rumoer op piekmomenten te verminderen.
- Optimaliseer de kantoorindeling op basis van actuele gebruikersfeedback en werkprocessen.
- Investeer in ergonomisch meubilair, goede verlichting en ventilatie, dit voorkomt klachten en verhoogt comfort en productiviteit.
4. Goede ICT-voorzieningen
Facilitaire processen zijn nauw verweven met ICT. Als de medewerkers weer meer op kantoor moeten komen werken , dan moet je daar ook de ICT structureel op inrichten. Een kapotte docking station of gebrekkige verbinding mag geen drempel vormen voor werkplezier of productiviteit.
Aanbevelingen:
- Vergaderruimtes uitgerust met de juiste plug-and-play video conferencing-tools.
- Zorg ervoor dat alle systemen (wifi, projectoren, laptops) naadloos werken voor het nieuwe hybride vergaderen en werken.
- Zorg voor beschikbaarheid van een servicedesk of ondersteuningsteam voor vragen en technische storingen.
5. Digitale veiligheid en compliance
Als medewerkers toch deels thuis blijven werken betekent dat veiligheid zich niet beperkt tot het kantoor. Ook thuiswerken moet voldoen aan de basiseisen voor dataveiligheid en compliance. Facilitaire afdelingen spelen hierin een rol door goede werkinstructies, tooling en bewustwording te faciliteren.
Aandachtspunten:
- Zijn VPN, wachtwoordbeleid en authenticatieprocessen duidelijk en eenvoudig?
- Zijn medewerkers getraind in veilig gedrag (bijv. omgaan met phishing)?
- Is de AVG-naleving gewaarborgd in alle werkvormen?
Het begint bij de facilitaire basis
De discussie over thuiswerken versus kantoor is volgens ons geen zwart-witverhaal. De oplossing ligt in een doordachte, organisatie brede aanpak waarin vertrouwen, resultaatgerichtheid én facilitaire randvoorwaarden samenkomen. Werkgevers die nu sturen op aanwezigheid zonder de onderliggende faciliteiten op orde te hebben, riskeren frustratie, inefficiëntie en talentverlies. Zoals onderzoek van o.a. ADP laat zien, zijn medewerkers die zelf mogen bepalen waar zij werken productiever, loyaler en meer betrokken.
BaseCamp Solutions ondersteunt organisaties bij het optimaliseren van hun facilitaire processen en inkoopstructuren als een dienst. Met onze dienstverlening via Facility Camp en Inkoop Camp zorgen wij dat uw werkomgeving schaalbaar, efficiënt en aantrekkelijk blijft of u nu volledig op kantoor werkt, hybride of locatie-onafhankelijk. Neem vrijblijvend contact met ons op voor een adviesgesprek en om te horen wat wij voor u kunnen betekenen en doen.
