Hybride werken is in korte tijd/slechts enkele jaren uitgegroeid tot de nieuwe norm. Waar het tijdens de coronaperiode begon als noodmaatregel, vormt het inmiddels de basis voor structurele keuzes in werk, organisatiecultuur en kantoorinrichting.
We zijn inmiddels vijf jaar verder en wat zijn de belangrijkste lessen voor facilitair management? Het Center for People and Buildings (CfPB) deed samen met TU Delft en TU Eindhoven vijf jaar lang onderzoek in living labs en pilots bij onder meer de Rijksoverheid en Rijkswaterstaat. De inzichten laten zien dat hybride werken geen simpele keuze is tussen thuis of kantoor, maar een strategisch vraagstuk dat vraagt om samenhang tussen mens, ruimte en technologie.
Bij BaseCamp Solutions volgen wij de hybride werken ontwikkeling. Als werkgever en specialist in inkoop, facilitairbeheer en ICT zien wij dagelijks hoe hybride werken de spelregels verandert. Contracten, kantoorinrichting en digitale middelen moeten slimmer en flexibeler worden ingericht om aan de nieuwe werkpatronen te blijven voldoen. Wij delen de inzichten uit dit rapport omdat we organisaties willen helpen om hybride werken niet alleen werkbaar, maar ook toekomstbestendig te maken.
1. Hybride werken is blijvend en vraagt om flexibiliteit
Uit de benchmark blijkt dat 80% van de medewerkers maximaal de helft van de tijd op kantoor werkt. Dat betekent dat kantoren structureel onderbezet zijn, met pieken op dinsdagen en donderdagen. Voor facility managers vraagt dit om flexibiliteit in o.a. bezettingsgraad, schoonmaak, catering en beveiliging. Rigide contracten werken in deze situaties verre van optimaal; er is behoefte aan schaalbare dienstverlening. Pilots van o.a. Rijkswaterstaat laten zien dat modulair meubilair en flexibele zones helpen om die variatie op te vangen.
2. Sociale verbondenheid blijft, maar vraagt onderhoud
Een opvallend positief resultaat is dat 90% van de medewerkers zich verbonden blijft voelen met de organisatie, ondanks dat ze de collega’s minder fysiek zien en zelf aanwezig zijn. Die verbondenheid komt niet vanzelf, maar vraagt om bewuste investeringen in ontmoeting, herkenbare werkomgeving en digitale samenwerkingstools.
Uit experimenten blijkt dat medewerkers vooral kiezen voor nabijheid van de directe collega’s en minder gebruikmaken van flexibele plekken elders in het gebouw. Dat gedrag benadrukt dat hybride werken meer is dan technologie en meubels; het draait om sociale afspraken en gedeeld eigenaarschap.
3. Leiderschap en teamafspraken
Het onderzoek laat zien dat hybride werken staat of valt met duidelijke teamafspraken en ook een beroep doet op de flexibiliteit van de medewerkers. Leidinggevenden hebben hierin een sleutelrol: zij bepalen hoe autonomie en collectieve aanwezigheid in balans worden gebracht. Zonder kaders dreigt hybride werken te individualistisch te worden, wat leidt tot leegstaande kantoren op sommige dagen en overvolle ruimtes op andere.
Voor facilitair management betekent dit dat beleid niet alleen generiek mag zijn, maar ruimte moet laten voor variatie per team. Contracten met leveranciers moeten daarom flexibel zijn ingericht/aanpasbaar zijn aan de situatie, zodat de verschillen tussen teams ook praktisch ondersteund kunnen worden.
4. Fysieke werkomgeving moet balans bieden
Een hybride kantoor is echter niet alleen een clubhuis. Uit pilots blijkt dat medewerkers nog steeds concentratiewerk willen doen op kantoor, ondanks dat thuiswerken wellicht vaak meer rust biedt. Kantoren die te sterk zijn ingericht op ontmoeting, verliezen juist die groep medewerkers die stilte en privacy nodig hebben. Daarom moet de fysieke werkomgeving variatie bieden: stilteplekken, belcellen, hybride vergaderruimtes én open zones voor samenwerking. Belangrijk daarbij is dat gebruikers de werkomgeving als herkenbaar ervaren, met visuele elementen, groen en identiteit die de organisatie weerspiegelt. Dat verhoogt de waardering en stimuleert het gebruik.
Blijf experimenteren en leren
De publicatie/onderzoek; “Wat werkt in de hybride werkomgeving?” laat zien dat experimenteren dé manier is om te ontdekken wat werkt. Kleine pilots beperken risico’s en leveren waardevolle feedback op van de deelnemende medewerkers. Wanneer medewerkers en dus de gebruikers mogen meebeslissen, stijgt de tevredenheid aanzienlijk. Tegelijkertijd blijkt uit het onderzoek dat fysieke aanpassingen alleen niet genoeg zijn. Zonder duidelijke afspraken over gedrag en gebruik van ruimtes blijven faciliteiten onbenut of worden deze verkeerd ingezet. Daarom is samenwerking en een integrale aanpak vanuit FM, HR en ICT raadzaam.
Integraal sturen op mens, ruimte en technologie
Na vijf jaar onderzoek is de conclusie van het onderzoek helder:
Hybride werken vraagt om meer dan een prettige thuiswerkplek of een aantrekkelijk kantoor. Alleen door een integrale benadering, waarin faciliteiten, gedrag en technologie elkaar versterken, ontstaat een werkomgeving die zowel de medewerkers als de organisatie vooruit helpt.
Voor facility managers betekent dit keuzes maken: welke pilots zet je in, hoe borg je flexibiliteit in contracten en hoe stimuleer je gewenst gedrag?
Vanuit BaseCamp Solutions deken wij graag mee bij het vertalen van deze inzichten naar de praktijk en het borgen hiervan in de praktijk. Vanuit onze expertise op het gebied van inkoop, facilitair en ICT helpen wij onze klanten met functionele, duurzame en toekomstbestendige oplossingen. Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen helpen slimmer te werken? Neem contact op met ons team.
