Multifunctionals, printers en kopieermachines behoren tot de meest gebruikte ICT-middelen binnen organisaties. Toch wordt de inkoop ervan regelmatig benaderd als een routinebeslissing. Vaak denkt men; een nieuw apparaat, een scherp kliktarief en het contract is geregeld. In de praktijk zien we dat juist deze categorie structureel leidt tot onnodige kosten, inflexibele contracten en frustratie bij gebruikers.
Binnen BaseCamp Solutions kijken we daarom verder dan het apparaat alleen. Bij de inkoop van multifunctionals kijken we naar een integrale aanpak die aansluit op het (inkoop)beleid en die onder andere de volgende zaken raakt; de werkprocessen, informatiebeveiliging, duurzaamheid en contractbeheer. Een doordachte aanpak voorkomt verrassingen gedurende de looptijd. In dit artikel delen we handige tips voor de inkoop ervan.
Start bij gebruik en werkomgeving
Een goede inkoop begint bij inzicht in het daadwerkelijke gebruik. Hoeveel wordt er geprint, gekopieerd en gescand? Waar staan de apparaten en wie maken er gebruik van? Een multifunctional in een drukke kantooromgeving stelt andere eisen dan bijvoorbeeld een apparaat op een nevenlocatie of in een magazijn.
Door printvolumes, piekbelasting en gebruikersgroepen vooraf in kaart te brengen, voorkom je dat je te zware of juist te lichte machines inkoopt. Dat scheelt niet alleen in aanschaf- of leasekosten, maar vooral in servicekosten en storingen tijdens de looptijd.
Kijk integraal naar contract en dienstverlening
De grootste kostenpost zit zelden in het apparaat zelf, maar in het contract eromheen.
Klikprijzen, onderhoud, toners, verbruik, responstijden en looptijd bepalen samen het totaalplaatje. Juist hier gaat het vaak mis: door onduidelijke voorwaarden, automatische verlengingen of contracten die niet meer passen bij de organisatie.
Bij BaseCamp adviseren we dan ook een integrale aanpak bij het inkopen van multifunctionals. Waarbij wordt gekeken naar de samenhang tussen aspecten zoals; hardware, software, service en verbruik. Aangevuld met aspecten zoals; noodzaak, duurzaamheid en toekomstbestendigheid. Alleen zo kom je tot een eerlijk en objectief vergelijk van leveranciers en oplossingen eerlijk en houd je grip op de totale integrale kosten.
Aandachtspunten bij de inkoop
Tijdens het inkoopproces zijn er een aantal aandachtspunten die structureel het verschil maken tussen een beheersbaar contract en een langdurige kostenpost. Deze punten bepalen in hoge mate of een contract gedurende de looptijd blijft aansluiten op de behoefte van de organisatie.
- De gekozen looptijd en volumes en de mogelijkheden tot tussentijdse aanpassing.
- De klikprijs uitgesplitst naar zwart-wit en kleur.
- Inbegrepen volumes versus meerprijzen bij overschrijding.
- Servicelevels en maximale responstijd bij storingen.
- Vervangingsbeleid bij structurele technische problemen.
- Inbegrepen en uitgesloten onderdelen binnen onderhoud.
- Softwarefunctionaliteiten voor veilig printen en scannen.
- Dataveiligheid en omgang met opgeslagen documenten.
- Duurzaamheid van apparaten en verbruiksmaterialen (inclusief energie).
- Exit voorwaarden en kosten bij einde contract.
Standaardiseren en consolideren loont
Veel organisaties werken met een versnipperd printerlandschap: verschillende merken, typen en contracten naast elkaar. Dit maakt beheer complex en beperkt de onderhandelingsruimte. Door te standaardiseren en te consolideren naar één of enkele voorkeursleveranciers ontstaat overzicht, schaalvoordeel en eenvoud in beheer.
Daarnaast wordt het zo makkelijker om het gebruik te monitoren, gedrag te sturen en verspilling terug te dringen. Minder apparaten, slimmer geplaatst, leveren vaak direct besparingen op.
Beheer is net zo belangrijk als inkoop
Na ondertekening van een contract begint vaak het echte werk. Zonder actief contractbeheer lopen als je niet uitkijkt volumes, kosten en prestaties langzaam uit de pas. Periodieke evaluaties, controle van facturen en tijdige voorbereiding op contracteinde zijn essentieel om grip te houden.
BaseCamp Solutions ondersteunt organisaties vanuit ICT-camp bij ICT inkoop inclusief de professionele inkoop en het beheer van multifunctionals. Wij zorgen voor inzicht, marktconforme contracten en afspraken die passen bij jouw werkomgeving en ambities. Wil je weten of jouw printercontract nog aansluit op de praktijk? Neem contact met ons op; wij helpen je graag verder.
