Beveiliging is allang geen ‘extraatje’ meer binnen organisaties, maar een vast onderdeel van integraal risicomanagement. De veiligheid van de organisatie, de medewerkers en de klanten/patiënten staat steeds vaker onder druk, denk hierbij aan cyberaanvallen, fysieke inbraken, agressie of sociale onrust. Organisaties moeten dus beveiliging niet ad-hoc, maar structureel en doordacht invulling geven.
Beveiliging is geen luxe meer, maar voor veel organisaties een must. In dit artikel delen wij vanuit onze ervaring als inkooppartner de belangrijkste overwegingen bij het professioneel inkopen van beveiligingsdiensten en -middelen.
Uitgangspunt: Interne organisatie
Adequate beveiliging wordt zoals eerder aangegeven mede door ontwikkelingen in de wereld steeds belangrijker. Vandaar dat het ook logisch en van belang is dat je de eigen interne organisatie adequaat hierop inricht. Het moet duidelijk zijn wie er verantwoordelijk is voor de veiligheid en de beveiliging van bijvoorbeeld; gebouwen, data, mensen en/of reputatie. Daarnaast helpt het hebben van een veiligheidsbeleid, zodat helder is wat veiligheid inhoud, wat je wilt bereiken en hoe je als organisatie daar invulling aan wilt geven.
Noot: Afhankelijk van type organisatie zie je steeds meer dat er een aparte security officer wordt aangesteld voor bijvoorbeeld data beveiliging > Bijvoorbeeld een CISO in ziekenhuizen.
Begin bij het doel: Wat wil je waarom beveiligen?
Een effectieve beveiligingsaanpak begint bij een goede inventarisatie en risicoanalyse. Wat wil je precies beschermen en waarom?
Kijkende naar wat kun je denken aan zaken zoals:
- Fysieke objecten (gebouwen, installaties).
- Informatie en data (IT-beveiliging).
- Mensen (personeel, bezoekers).
- Reputatie (imago bij incidenten).
Een duidelijke en grondige inventarisatie helpt bij het formuleren van concrete eisen aan de leveranciers en het voorkomt dat je betaalt voor onnodige diensten of producten die niet aansluiten op je werkelijke behoefte.
Programma van Eisen (PvE): Stel duidelijke functionele eisen op!
Een goed opgesteld PvE is de basis van iedere professionele inkoop. Het vertaalt de risicoanalyse en je beveiligingsstrategie naar specifieke eisen en wensen.
Denk hierbij bijvoorbeeld aan:
- 24/7 surveillance of mobiele surveillance.
- Kwalificaties van beveiligers (bijv. BOA-certificering).
- Aantal mensen/shifts.
- Inzet van slimme technologie (cameratoezicht, toegangscontrole, AI-detectie).
- Koppeling met meldkamers of FMIS-systemen.
- Reactietijden bij incidenten.
- CO₂-uitstoot van de dienstverlening (bijv. elektrische surveillancewagens).
Bij BaseCamp adviseren we om in het PvE ook aandacht te besteden aan compliance met wet- en regelgeving, zoals; de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus (WPBR), AVG bij cameratoezicht, de NIS2-richtlijn of de NEN7510.
Kies voor betrouwbare en gecertificeerde leveranciers
Beveiliging vraagt om vertrouwen, en dat begint bij de keuze voor leveranciers met aantoonbare kwalificaties. Kies daarom altijd voor partijen die beschikken over relevante certificeringen, zoals;
VEB- of NEN 50518-certificering voor alarmcentrales, ISO 27001 voor informatiebeveiliging en een ND-nummer als erkenning door de politie. Deze certificaten zijn niet slechts formele vereisten, maar vormen het bewijs van vakbekwaamheid én bieden juridische borging van kwaliteit en betrouwbaarheid.
Noot: Check ook altijd referenties van de leveranciers en vraag na hoe medewerkers worden geselecteerd en gescreend.
Integreer beveiliging in je facilitaire of ICT strategie
Beveiliging staat niet op zichzelf, maar raakt aan uiteenlopende afdelingen zoals; ICT, HR, facility management en communicatie. Door beveiliging in de breedte te benaderen en in te kopen, ontstaan waardevolle synergievoordelen. Denk aan het koppelen van beveiliging aan toegangssystemen, receptiediensten of parkeerbeheer, het preventief inzetten van data-analyse om incidenten te voorspellen en het gebruik van bijvoorbeeld een FMIS-systemen voor real-time monitoring en rapportage. Een dergelijke geïntegreerde aanpak vergroot zowel de effectiviteit als de efficiëntie van de beveiligingsmaatregelen.
Monitor en evalueer prestaties
Professioneel beveiligingsbeheer stopt niet bij het ondertekenen van het contract. Maak beveiliging meetbaar en stuur op continue verbetering. Alleen zo houd je grip op kosten, kwaliteit én veiligheid.
Wij adviseren onze klanten om prestatie-indicatoren (KPI’s) vast te leggen, zoals:
- Aantal incidenten en afhandelingstijd.
- Klanttevredenheid personeel.
- Veiligheidsgevoel personeel en klanten/patiënten.
- Tijdige en volledige rapportages.
- Naleving SLA’s en contractvoorwaarden.
Ondersteuning nodig?
Benieuwd hoe wij jouw organisatie kunnen helpen bij het professioneel inrichten borgen van een veilige facilitaire of ICT-omgeving? Neem contact met ons op voor de mogelijkheden.
