Bedrijven met meerdere vestigingen/ kantoren/ winkels in Nederland, vaak aangevuld met een warehouse, staan voor een complexe beheeropgave. Contracten voor schoonmaak en onderhoud lopen per locatie, facturen komen via verschillende afdelingen binnen en werkorders worden vaak nog in Excel of losse tools bijgehouden. Het resultaat: gebrek aan inzicht en overzicht, geen compliance, onnodige kosten en risico’s op fouten. Herkenbaar?
Een Vastgoedbeheersysteem (VBS) of Vastgoedinformatiesysteem (VIS) in combinatie met een Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS) kan juist hier het verschil maken. Het registreert contracten, planningen en verplichtingen op één plek en maakt het mogelijk om te sturen op basis van actuele informatie. Helaas zetten veel organisaties hun systeem nog vooral in als registratietool. Daarmee blijven waardevolle inzichten onbenut, terwijl de juiste inrichting kan zorgen voor efficiëntere processen, lagere kosten en meer grip op alle locaties.
De valkuil van losse eilandjes
In de praktijk blijkt dat vaal iedere vestiging op zijn eigen manier werkt. Het hoofdkantoor vraagt om rapportages, maar de data is incompleet of niet/niet goed vergelijkbaar. Een warehouse registreert onderhoud in een eigen Excelbestand, terwijl de regiomanager meldingen telefonisch doorgeeft. Hierdoor is het moeilijk om afwijkingen tijdig te signaleren, bijvoorbeeld oplopende onderhoudskosten of niet-uitgevoerde keuringen. Of juist onnodig uitgevoerde keuringen.
Een goed ingericht systeem doorbreekt deze eilandjes. Wanneer alle vestigingen werken met dezelfde processen en één centrale bron van data, ontstaat een betrouwbaar overzicht. Dat maakt het mogelijk om situaties en kosten te vergelijken tussen locaties, de juiste prioriteiten te stellen qua onderhoud en contracten efficiënter te beheren.
Van registratie naar sturing
Het echte verschil ontstaat wanneer het systeem niet alleen data verzamelt, maar deze ook vertaalt naar inzicht met handige dashboards. Voor een facility manager of vastgoedverantwoordelijke betekent dit dat werkorders per locatie zichtbaar worden, inclusief doorlooptijden en kosten. Voor een financieel manager biedt het overzicht in verplichtingen en facturen, waardoor verrassingen bij de maandafsluiting worden voorkomen. En voor de directie wordt zichtbaar of de totale vastgoedportefeuille aansluit bij de strategische doelstellingen, bijvoorbeeld rondom duurzaamheid en/of groei.
Juist in organisaties met meerdere vestigingen is dit cruciaal om goed inzicht te hebben, sturing te kunnen geven, integrale kosten te kunnen besparen en juiste keuzes te maken. Zonder juiste stuurinformatie blijft vastgoedbeheer reactief en blust men vooral brandjes. Met actuele en betrouwbare data wordt het mogelijk om proactief te sturen en verbeteringen door te voeren.
Business Intelligence in de praktijk
Veel bedrijven koppelen hun vastgoedbeheersysteem en FMIS aan Business Intelligence (BI) dashboards. Dat biedt een mooi overzicht, maar de praktijk leert dat dit vaak te generiek blijft. Een dashboard dat laat zien dat de totale onderhoudskosten stijgen, zegt weinig zolang niet duidelijk is of dit komt door één slecht presterende leverancier, een achterstand in keuringen of een structureel probleem in een warehouse.
Het combineren van overzicht met detailinformatie en ervaring is daarom essentieel. Alleen dan kan een regio- of locatiemanager gericht actie ondernemen en kan het management weloverwogen beslissingen nemen over bijvoorbeeld investeringen en contracten.
De weg naar verbetering
Het benutten van een FMIS en een vastgoedbeheersysteem begint bij een helder beeld van de eigen organisatie. Bedrijven met meerdere locaties doen er goed aan eerst de betrokken actoren en processen in kaart te brengen. Wie is verantwoordelijk voor meldingen? Wie beoordeelt facturen? En wie houdt toezicht op de naleving van contracten? Dit moet in kaart gebracht worden in de organisatie.
Vervolgens is het belangrijk om duidelijke Kpi’s te formuleren die relevant zijn voor alle lagen van de organisatie. Denk aan de doorlooptijd van meldingen, het percentage afgeronde keuringen of de bezettingsgraad van een warehouse. Wanneer deze Kpi’s gekoppeld worden aan de data in het systeem, ontstaat stuurinformatie die direct bruikbaar is voor zowel operationele medewerkers als strategisch management.
Bewustwording als eerste stap
De ervaring leert dat de grootste winst ligt in bewustwording. Zodra medewerkers zien dat het systeem meer oplevert dan administratieve lasten, groeit het draagvlak om ermee te werken. Een locatiemanager die via een dashboard direct kan zien welke installaties aan onderhoud toe zijn, ervaart zelf de voordelen. En een facilitair manager die afwijkingen in contracten tijdig signaleert kan zo verrassingen voorkomen.
Zo wordt het systeem niet alleen een plek om informatie vast te leggen, maar een instrument om processen te verbeteren en beleid te onderbouwen.
Beheer uit handen geven
Voor bedrijven met meerdere vestigingen is vastgoedbeheer een uitdagende taak. Een goed ingericht vastgoedbeheersysteem maakt het verschil tussen registreren en sturen. Het doorbreekt eilandjes, geeft inzicht op alle niveaus en maakt structurele kostenbesparingen mogelijk.
Bij BaseCamp Solutions helpen wij organisaties dagelijks om hun vastgoed- en facilitaire processen te professionaliseren en te beheren. Wij zorgen ervoor dat systemen niet alleen werken, maar ook echt waarde toevoegen. Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen helpen om grip te krijgen op vastgoedbeheer? Neem contact met ons op.
