Medewerkers zijn het kapitaal van iedere organisatie. Het vitaal houden en het continu ontwikkelen van medewerkers is dan ook een belangrijk aspect van goed werkgeverschap.
De inkoop van opleidingen en trainingen is vaak nog een versnipperd proces, zonder duidelijke strategie of grip op kwaliteit en kosten. Afdelingen bestellen ad hoc trainingen, contracten worden zelden of niet geëvalueerd en facturen lopen via verschillende budgetten.
Het gevolg? Een onoverzichtelijk leerlandschap waarin overlap, prijsverschillen en kwaliteitsverschillen niet helder zijn en daardoor moeilijk te beheersen zijn. Bij BaseCamp Solutions weten we dat het goed en juist inkopen van opleidingen en trainingen niet alleen draait om kostenbesparing, maar vooral om het realiseren van strategische waarde via het realiseren van duurzame inzetbaarheid, kennisborging en motivatie van medewerkers.
Hierbij enkele handige tips voor het slim inkopen van opleidingen en trainingen
1. Begin met inzicht en beleid
Voordat je contracten afsluit met een opleider, is het essentieel om te weten wat de organisatie écht nodig heeft. Veel organisaties investeren nog te weinig tijd in het vertalen van strategische doelen naar concrete ontwikkel en leerdoelen. Een goed startpunt is een ontwikkel en opleidingsbeleid dat aansluit bij HR-strategie, wensen vanuit het team (de medewerkers) en de organisatiedoelstellingen.
Breng vervolgens de huidige situatie in kaart: welke trainingen worden nu gevolgd, door wie, bij welke leveranciers en tegen welke tarieven? Dit inzicht vormt de basis voor doelmatige inkoop.
Vaak blijkt dat tientallen losse leveranciers hetzelfde type training aanbieden. Door deze te bundelen, voorkom je versnippering, zorg je voor een eenduidige trainingsmethodiek en creëer je volumevoordeel.
2. Stel een Programma van Eisen op
Een helder Programma van Eisen (PvE) is essentieel bij de inkoop van opleidingen. Leg functioneel helder vast wat je verwacht op het gebied van inhoud, methodiek, certificering en nazorg. Denk hierbij ook aan de logistiek: locaties, digitale leerplatforms, evaluatieprocessen en rapportages.
Kwaliteit in opleiden is meer dan een inspirerende trainer. Vraag daarom leveranciers om concrete leerresultaten te definiëren. Wat verandert er in kennis, gedrag of vaardigheden van de medewerker na volgen van de training? Maak deze zaken (KPI’s) onderdeel van de aanbesteding en de contractbeoordeling. Zo kun je prestaties meten en vergelijken en bijsturen waar nodig.
3. Kies voor partnerschap, niet voor losse aanbieders
De tijd van incidentele trainingsboekingen is voorbij. Succesvolle organisaties werken met strategische opleidingspartners die actief meedenken over leerdoelen, blended learning en maatwerkoplossingen. Dat levert niet alleen schaalvoordeel op, maar ook continuïteit in kwaliteit en cultuur en dus oplossingen die passen bij jouw organisatie.
Een goed contract met een opleider legt o.a. de afspraken vast over innovatie, rapportage en samenwerking tussen HR, inkoop en de leverancier. Zo ontstaat een lerend partnerschap waarin kennisdeling centraal staat. Leveranciers worden dan niet enkel beoordeeld op prijs, maar ook op hun bijdrage aan de strategische en ontwikkel doelen van de organisatie.
4. Combineer klassikaal, digitaal en praktijkleren
De trend richting hybride werken heeft ook de leerwereld veranderd. Klassikale trainingen maken steeds vaker plaats voor blended learning: een mix van e-learning, workshops en praktijkcoaching. Dat biedt flexibiliteit, verlaagt de kosten en verhoogt de impact. Kijk of dit past bij jouw organisatie en zo ja, pas dit actief toe.
Bij de inkoop van trainingen vraagt dit om andere eisen. Niet alleen de trainer of de locatie telt, maar ook de kwaliteit van het digitale platform, de gebruiksvriendelijkheid, de meetbaarheid van voortgang en de eventuele integratie met HR-systemen. Vraag leveranciers om aantoonbare ervaring met digitale leeromgevingen en om data-rapportages waarmee je echt kunt sturen op resultaat.
5. Borg compliance en certificering
In sectoren zoals zorg, techniek en overheid is opleiding meer dan ontwikkeling, het is een wettelijke verplichting. Denk aan BHV, AVG, VCA, of beroepsgebonden accreditaties. Niet-naleving kan leiden tot risico’s in audits of zelfs boetes.
Zorg daarom dat het contract ook aandacht besteedt aan registratie, bewijsvoering en eventuele noodzakelijke her-certificering. Digitale dashboards kunnen helpen om te monitoren welke medewerkers wanneer een training hebben gevolgd en wanneer herhaling nodig is. Zo wordt compliance onderdeel van het leerproces in plaats van een losse verplichting.
6. Meet, evalueer en verbeter
Een opleiding is pas geslaagd als je medewerker, maar ook je je organisatie er beter van wordt. Toch blijft structurele evaluatie vaak uit. Gebruik daarom kwartaalgesprekken met leveranciers (strategische partners) om prestaties te bespreken: zijn de leerdoelen behaald, is de tevredenheid hoog, en wat kan beter?
Koppel deze gesprekken aan PDCA-cycli (Plan-Do-Check-Act) zodat leren en verbeteren ook vast onderdeel worden van de leveranciersevaluaties. BaseCamp Solutions adviseert hierbij om evaluaties te koppelen aan zowel harde als zachte criteria: leerresultaten, medewerkerstevredenheid én de bijdrage aan de organisatiedoelen.
Opleiden is een strategische investering
De inkoop van opleidingen en trainingen is geen HR-aangelegenheid alleen, maar een gezamenlijke verantwoordelijkheid van HR, inkoop en het management. Door inzicht, beleid en partnerschap te combineren, groeit leren uit tot een strategische investering met meetbare impact.
BaseCamp Solutions ondersteunt organisaties bij het opzetten van een gestructureerd inkoopproces voor HR waaronder opleidingen en trainingen: van behoefteanalyse tot leveranciersselectie, tot contractmanagement en leveranciersbeoordeling. Zo haal je de maximale waarde uit ieder opleidingsbudget – met als resultaat grip op kwaliteit, compliance en continuïteit.
Wil je weten hoe jouw organisatie het opleidingslandschap efficiënter en toekomstbestendiger kan inrichten? Neem contact met ons op.
