Relatiegeschenken en cadeaus zijn een vaak een vast onderdeel van de bedrijfscultuur. Denk aan een bloemetje voor een jubilaris of bij ziekte, een cadeau voor een vertrekkende of jarige collega of een attentie voor een zakelijke relatie. Iedere dag is er wel een gelegenheid om dit soort aankopen te doen. Zonder duidelijke richtlijnen kunnen deze goedbedoelde gebaren echter leiden tot scheve gezichten, willekeurige uitgaven, budgetoverschrijdingen en fraude. Waarom kreeg die ene collega wél een fruitmand en de andere niet? En waarom kreeg die ene klant een luxe wijnkist en mag jij maar één flesje cadeau doen voor die succesvol afgesloten opdracht?
Door het proces rondom cadeautjes en attenties te standaardiseren en te digitaliseren, creëer je een transparante, efficiënte en eerlijke aanpak binnen je organisatie. Er zijn verschillende mogelijkheden hoe je dit proces kunt faciliteren. Denk hierbij aan een goed Facility Management Informatie Systeem (FMIS) of een interne webshop. Het team van BaseCamp Solutions heeft ruime ervaring met dit soort zaken en delen graag een aantal handige tips met jou. Welke je direct kunt toepassen om een goed beleid te formuleren!
Waarom een duidelijk beleid?
Veel organisaties hanteren informele afspraken over relatiegeschenken en cadeaus, maar het ontbreken van vastgelegde regels kan onvoorspelbare uitgaven veroorzaken. Afdelingen hanteren hun eigen werkwijzen, waardoor de kosten onnodig oplopen en niet beheersbaar zijn. Dit leidt niet alleen tot financiële inefficiëntie, maar ook tot ongewenste ongelijkheid tussen medewerkers, waarbij de ene medewerker een luxe geschenk ontvangt en een ander genoegen moet nemen met een eenvoudige attentie.
Daarnaast resulteert een gebrek aan standaardisatie in hoge administratieve lasten, omdat facturen verspreid over verschillende afdelingen binnenkomen en handmatig moeten worden verwerkt. Verder kunnen bij het geven van geschenken aan zakelijke relaties er ook compliance-risico’s ontstaan, zoals belangenverstrengeling, wanneer er geen duidelijke richtlijnen zijn vastgelegd. Een helder beleid voorkomt deze risico’s en draagt bij aan een professionele omgang met relatiegeschenken.
Vragen bij het opstellen van beleid
Bij het opstellen van een effectief beleid is het eerst noodzakelijk om te bepalen wat valt er binnen de scope en wat niet en wie er binnen de organisatie bevoegd is om geschenken aan te schaffen en tot welke bedragen. Moeten deze bevoegdheden exclusief bij managers of HR liggen, of kunnen ook teamleiders en medewerkers hierin een rol krijgen? Er dient dus ook goed te worden vastgelegd voor welke gelegenheden een geschenk mag worden gegeven. Dit kan variëren van jubilea en ziekteverzuim tot het afscheid van medewerkers en het waarderen van trouwe zakelijke relaties.
Aanvullend is het gewenst om duidelijke richtlijnen vast te stellen over het maximale budget per gelegenheid, waarbij eventueel onderscheid kan worden gemaakt tussen interne en externe geschenken. Even belangrijk is de vraag welke leveranciers er gebruikt mogen worden. Kiest men voor een vaste lijst met gecontracteerde aanbieders, of blijft er ruimte voor eigen initiatieven? Tot slot dient de organisatie te bepalen hoe de administratie wordt bijgehouden, wie de uitgaven controleert en wie verantwoordelijk is voor de uiteindelijke goedkeuring. Systeem ondersteuning kan hierbij handig en gewenst zijn.
Onderdelen van een goed beleid
Het is verstandig om een beleid op te stellen dat goed doordacht en compleet is en tegelijk pragmatisch en duidelijk . Dit voorkomt verwarring en onduidelijkheid rondom relatiegeschenken en cadeaus. Onderstaande elf onderdelen vormen samen de basis voor een professioneel en effectief beleid:
- Bepaal wie binnen de organisatie bevoegd is om cadeaus en relatiegeschenken aan te schaffen.
- Leg vast voor welke gelegenheden geschenken mogen worden gegeven, zoals jubilea, afscheid of langdurige klantrelaties.
- Stel per gelegenheid een maximaal budget vast en maak hierbij eventueel onderscheid tussen interne en externe geschenken.
- Kies vaste leveranciers om zo de kwaliteit, prijsafspraken en compliance te borgen.
- Richt een centrale administratie in waarin alle relevante bestellingen, goedkeuringen en uitgaven worden geregistreerd.
- Stel een helder goedkeuringsproces op voor alle aankopen, inclusief toetsing aan budgetten en richtlijnen.
- Leg regels vast voor het geven van geschenken aan externe relaties, ter voorkoming van belangenverstrengeling (gedragscode ethisch handelen).
- Implementeer een interne webshop of zorg voor een link naar externe webshop waarmee medewerkers binnen de richtlijnen eenvoudig geschenken kunnen bestellen.
- Zorg voor automatische budgetbewaking en rapportages om real-time inzicht in uitgaven te behouden.
- Evalueer het beleid periodiek en stuur bij op basis van veranderende behoeften, risico’s of regelgeving.
- Maak iemand verantwoordelijk voor dit beleid die tevens als aanspreekpunt fungeert i.g.v. vragen en issues.
Webshop voor gereguleerd bestellen
Een praktische oplossing om de aanschaf van relatiegeschenken te reguleren, is het gebruik van een webshop. Via deze webshop kunnen medewerkers eenvoudig geschenken bestellen binnen de afgesproken richtlijnen, zonder dat zij zelf hoeven te zoeken naar leveranciers of prijzen. Hierdoor wordt tevens het aanbod gestandaardiseerd en beperkt tot vooraf goedgekeurde producten en leveranciers. Wat weer helpt bij meer inzicht, grip en verdere sturing.
Gebruik van een webshop helpt ook om de administratie van bestellingen en facturen te centraliseren en het reduceren van de administratieve lasten. Een bijkomend voordeel is dat de ad-hoc aankopen worden geminimaliseerd en organisaties daardoor meer grip krijgen op de totale kosten voor relatiegeschenken.
Facility Camp kan je helpen
Wil je de aanschaf en het beheer van relatiegeschenken professionaliseren en je organisatie laten profiteren van een efficiënte en transparante aanpak? Neem dan contact met ons op. Wij staan klaar om je te ondersteunen met de juiste tools, systemen en expertise.
Facility Camp, onderdeel van BaseCamp Solutions, ondersteunt organisaties bij het opstellen van een helder beleid rondom relatiegeschenken en het implementeren van een interne bestelomgeving. Daarnaast faciliteren wij het instellen van budgetten, het inrichten van goedkeuringsprocedures en het automatiseren van factuurverwerking en rapportages. Door deze processen te integreren binnen een Facility Management Informatie Systeem (FMIS) wordt het beheer van relatiegeschenken en cadeaus volledig gestroomlijnd, transparant en compliant. Hierdoor besparen organisaties niet alleen kostbare tijd, maar wordt ook verwarring voorkomen en eerlijkheid binnen het team gewaarborgd.
