Als facilitair verantwoordelijke of vastgoedbeheerder sta je voor belangrijke keuzes als het gaat om het onderhoud van je gebouwen en installaties. Eén van de meest fundamentele keuzes die je regelmatig moet maken: kies je voor gepland (preventief) onderhoud of voor een reactieve aanpak? Beide hebben hun voor- en nadelen, maar leveren echter sterk verschillende resultaten op in kosten, veiligheid, continuïteit en compliance. In dit artikel geven we je een compleet overzicht van beide strategieën, hun voor- en nadelen én hoe je als organisatie tot een gebalanceerde aanpak komt.
Wat is gepland onderhoud?
Gepland of preventief onderhoud is een proactieve onderhoudsstrategie waarbij installaties, systemen en gebouwonderdelen op vaste tijdstippen worden geïnspecteerd, onderhouden en waar nodig vervangen. Het doel is om defecten te voorkomen voordat ze zich voordoen (preventie).
Typische onderdelen die onder gepland onderhoud vallen zijn:
- Dak inspecties en reiniging van goten.
- Onderhoud aan HVAC-installaties (airco) en boilers.
- Keuring van elektrische installaties.
- Controle van rolluiken en toegangsvoorzieningen.
- Periodieke inspecties volgens NEN-normen.
Met deze aanpak minimaliseer je stilstand, verhoog je de betrouwbaarheid van je assets en verleng je de levensduur van bedrijfskritische installaties.
Waarom preventief onderhoud kiezen?
Preventief onderhoud levert op de lange termijn aanzienlijke voordelen op voor je organisatie. Door tijdig in actie te komen, voorkom je kostbare noodreparaties en gevolgschade. De voordelen van gepland onderhoud zijn onder andere:
- Lagere totale kosten
Hoewel gepland onderhoud initiële investeringen vereist in software, personeel en inspecties, bespaar je aanzienlijk op noodreparaties en gevolgschade. Een verstopte goot die tijdig wordt gereinigd, voorkomt bijvoorbeeld lekkage en schade aan de gevel. - Verlengde levensduur van assets
Regelmatig onderhoud vertraagt slijtage en zorgt dat systemen langer meegaan en voorkomt dat systemen voortijdig vervangen moeten worden. Dit is met name relevant bij kostbare installaties zoals luchtbehandelingskasten of verwarmingssystemen. - Betere energie-efficiëntie
Goed onderhouden installaties verbruiken minder energie. Een correct afgestelde airco-unit kan tot 20% efficiënter werken dan een verwaarloosd exemplaar. - Minder onverwachte stilstand
Door onderhoud te plannen tijdens rustige periodes voorkom je verstoringen in de dagelijkse operatie. Extra interessant voor bedrijven met piekbelasting of zorginstellingen waarbij de continuïteit cruciaal is. - Voldoen aan wet- en regelgeving
Periodieke inspecties zorgen ervoor dat je voldoet aan wettelijke verplichtingen zoals NEN-keuringen of legionellabeheer. Bij audits kun je bovendien eenvoudig aantonen dat je onderhouds-verantwoordelijkheden goed hebt ingericht.
Nadelen van gepland onderhoud
Net als elke strategie kent ook deze aanpak uitdagingen. Zo vereist het implementeren van een onderhoudsprogramma een zekere investering in tijd, middelen en IT-ondersteuning. Ook is er het risico op overmatig onderhoud als er geen duidelijke planning of assetanalyse wordt gemaakt. Zorg voor een pragmatisch MJOP (Meerjaren Onderhoudsplan) dat specifiek is afgestemd op jouw assets en bezetting.
Wat is reactief onderhoud?
In tegenstelling tot gepland onderhoud, grijpt reactief onderhoud pas in zodra een storing zich voordoet. Het is een aanpak waarbij je pas in actie komt bij defecten, uitval of schade. Denk aan een rolluik dat plots niet meer opent, of een boiler die onverwacht uitvalt.
Voordelen van reactief onderhoud
Een reactieve onderhoudsaanpak kent enkele duidelijke voordelen, vooral voor organisaties met beperkte middelen. Doordat er geen investering nodig is in onderhoudssoftware, personeelsinzet of uitgebreide planningsstructuren, blijven de initiële kosten laag. Dit maakt het aantrekkelijk voor bedrijven die op korte termijn kosten willen vermijden. Daarnaast worden installaties en apparatuur volledig benut tot het moment van daadwerkelijke uitval, wat in sommige situaties als efficiënt wordt beschouwd. Ook is er nauwelijks behoefte aan complexe onderhoudsplanning of periodieke controles, wat de administratieve last en de noodzaak tot coördinatie aanzienlijk beperkt.
Noot: Vanuit ons oogpunt en ervaring is reactief onderhoud in de meeste gevallen echter niet de meest verstandige en dus ook niet een gewenste strategie.
Nadelen van reactief onderhoud
Hoewel reactief onderhoud op korte termijn kostenbesparend lijkt, brengt het op de lange termijn aanzienlijke nadelen met zich mee. Spoedreparaties zijn doorgaans duurder, zeker wanneer onderdelen niet direct beschikbaar zijn of externe monteurs met spoed moeten worden ingeschakeld. Kleine defecten die onopgemerkt blijven, kunnen bovendien escaleren tot complexe schade met hoge herstelkosten tot gevolg.
Naast de financiële gevolgen heeft reactief onderhoud ook impact op de bedrijfscontinuïteit. Een plotseling defect aan een essentieel systeem – zoals een verwarmingsinstallatie of toegangscontrole – kan leiden tot de tijdelijke sluiting van gebouwonderdelen of zelfs tot volledige stilstand van bedrijfsprocessen. Dit resulteert in verlies van productiviteit (kosten), ontevreden klanten en onnodige operationele verstoringen.
Verder brengt een reactieve aanpak risico’s met zich mee op het gebied van veiligheid en wet- en regelgeving. Zonder periodieke inspecties blijven gevaarlijke situaties zoals gaslekkages, elektrische storingen of defecte beveiligingssystemen onopgemerkt. Dit verhoogt niet alleen de kans op incidenten, maar kan ook leiden tot sancties bij controles of audits.
Wanneer is reactief onderhoud wél logisch?
Voor assets met een lage waarde of beperkte impact bij uitval, zoals tuinverlichting of kleine losse apparatuur, kan een reactieve aanpak volstaan. Ook bij tijdelijke locaties of bij sterk budget gedreven keuzes is het een logische eerste stap.
Tip: Hoe meer kritieke assets er zijn, hoe meer je gebaat bent bij een gepland onderhoudsregime.
De kunst van combineren: hybride strategie
In de praktijk is een combinatie van gepland en reactief onderhoud vaak het meest effectief. Door kritieke systemen zoals HVAC, boilers en dakbedekking proactief te onderhouden, voorkom je risico’s en verleng je de levensduur. Voor niet-kritieke installaties kun je desgewenst reactief blijven werken.
Deze hybride strategie vraagt echter om inzicht in de status van je installaties, de impact van mogelijke uitval en een realistische inschatting van het beschikbare onderhoudsbudget. BaseCamp ondersteunt je met het in kaart brengen en classificeren van assets, het vastleggen van onderhoudsschema’s en het borgen van een juiste uitvoering.
Onderhoud vraagt om slimme keuzes
Onderhoudsbeheer ontwikkelt zich in hoog tempo dankzij technologische innovaties. Zo maken sensoren en AI het mogelijk om via predictive maintenance storingen te voorspellen en onderhoud precies op het juiste moment uit te voeren.
Met Digital Twin-technologie creëer je digitale kopieën van gebouwen en installaties, waarmee je onderhoudsscenario’s kunt simuleren en je MJOP optimaliseert. Denk goed na over wat dit soort systemen kijkende naar je eigen situatie voor jou kunnen betekenen en hoe ze waarde kunnen toevoegen bij jouw onderhoudsvraagstukken.
Door geplande en reactieve onderhoudsvormen slim te combineren en nieuwe technologieën toe te passen, voorkom je verrassingen en stuur je proactief op prestaties en betrouwbaarheid en kun je kosten besparen.
Wil jij meer grip krijgen op je onderhoud? Neem dan vrijblijvend contact op met het team van BaseCamp Solutions. Wij helpen je graag met een onderhoudsstrategie die werkt.
