Voor elke facility manager is het een bekend document: het Meerjarenonderhoudsplan (MJOP). Jarenlang was het dé heilige graal voor het plannen en budgetteren van onderhoud aan gebouwen en installaties. Bij veel organisaties maakt iemand dit eenmalig waarna het vaak dikke rapport in de kast verdwijnt of is het een complexe Excel-sheet die eens per jaar word afgestoft en bijgewerkt. Maar in een wereld die razendsnel digitaliseert en verduurzaamt, rijst de vraag: is dit traditionele, statische MJOP nog wel voldoende?
Het korte antwoord? Nee, niet in zijn klassieke vorm. De wereld van gebouwbeheer is veranderd vandaag de dag. We hebben te maken met nieuwe slimme technologie, strengere duurzaamheidseisen (ESG), nieuwe wensen van gebruikers en een stortvloed aan data. Een plan dat vijf jaar vooruitkijkt zonder flexibiliteit, is als je niet uitkijkt al achterhaald op het moment dat de inkt droog is. De focus verschuift meer en meer van gepland onderhoud naar voorspellend en data gedreven beheer en onderhoud. Het MJOP is dus niet dood, maar het moet wel mee evolueren met de tijd. Van een statisch document naar een dynamische beheerstrategie. Maar hoe pak je dat als facility professional aan? Het team van BaseCamp Solutions geeft je een aantal tips.
Van document naar strategisch instrument
Een MJOP is traditioneel bedoeld om onderhoudswerkzaamheden en bijbehorende kosten over een langere termijn (vaak 10 tot 15 jaar) in kaart te brengen. Daarmee biedt het grip op de technische staat van vastgoedobjecten en zorgt het voor voorspelbaarheid van de kosten. Echter, moderne MJOP’s veranderen richting integrale vastgoedstrategieën, waarin ook duurzaamheid, wetgeving (zoals NEN 2767) en investeringsafwegingen een rol spelen.
Binnen facilitair management wordt het MJOP steeds vaker gebruikt als een basisdocument bij besluitvorming over levensduurverlenging, renovatie of vervangingsinvesteringen. Door stijgende energieprijzen, veranderende klimaateisen en de toenemende noodzaak tot verduurzaming (bijvoorbeeld door BENG- of ESG-doelen), is een actueel MJOP onmisbaar voor professioneel vastgoedbeheer.
Concrete stappen voor het MJOP
Voor een facility manager ligt er vandaag de dag een belangrijke taak in het actualiseren, interpreteren en benutten van het MJOP. Het is niet langer een document dat eens in de vijf jaar wordt opgesteld en vervolgens verdwijnt in een la, maar het is een actief stuurmiddel dat continue monitoring en bijstelling vereist.
Het omvormen van je traditionele MJOP naar een toekomstbestendig instrument hoeft geen monsterklus te zijn. Het vraagt om een andere denkwijze en een slimme aanpak. Om deze transitie te maken kun je denken aan de volgende stappen:
1. Evalueer je huidige MJOP kritisch
Begin bij de basis. Evalueer het bestaande/huidige plan kritisch kijkende naar de huidige en toekomstige wensen en eisen en pas het daar waar nodig aan. . Welke onderhoudsintervallen zijn gebaseerd op aannames en welke op feiten? Welke posten zijn puur cyclisch (elke 5 jaar schilderen) en waar zou de werkelijke conditie van de asset leidend moeten zijn? Dit is je startpunt.
2. Maak data de kern van je plan
De grootste zwakte van het oude MJOP is het gebrek aan actuele data. Om dit te verbeteren raden wij aan om het onderhoudsplan te koppelen aan reële informatie. Denk bijvoorbeeld aan het analyseren van energieverbruik om pieken op te sporen en installaties met een lage efficiëntie te identificeren. Daarnaast kan data uit je Gebouwbeheersysteem (GBS) inzicht geven in draaiuren, storingen en de prestaties van bijvoorbeeld de HVAC-installaties. Ook sensordata, afkomstig van IoT-technologie, kan een waardevolle toevoeging zijn. Door trillingen, temperaturen en gebruik te meten, kun je voorspellen wanneer onderhoud daadwerkelijk nodig is en zo onnodige kosten en calamiteiten te voorkomen.
3. Integreer duurzaamheidsdoelen (ESG)
Een modern onderhoudsplan kijkt verder dan alleen de technische staat. Het is tevens een instrument om je duurzaamheidsambities te realiseren. Koppel onderhoudsmomenten aan verduurzamingskansen. Vervang je de dakbedekking? Plan direct isolatie en zonnepanelen in. Is de verlichting aan vervanging toe? Stap over op slimme LED. Zo worden kostenposten ineens investeringen in de toekomstwaarde van je pand.
4. Stap over op conditiemeting (NEN 2767)
Laat de kalender (soms) los en focus op de werkelijkheid. Conditiemeting volgens de NEN 2767-methodiek geeft je een objectief inzicht in de staat van je assets. Je voert onderhoud uit wanneer het écht nodig is. Dit voorkomt onnodige kosten (te vroeg vervangen) én calamiteiten (te laat vervangen).
5. Kies voor flexibele software
Die oude Excel-sheet kan dit alles niet aan. Een modern Facility Management Informatie Systeem (FMIS) is essentieel als je onderbouwde beslissingen wilt nemen. Kies voor een platform waarin je data kunt centraliseren, scenario’s kunt doorrekenen en je MJOP kunt omvormen tot een levend document wat real time inzicht geeft en dat je per kwartaal of zelfs maandelijks bijstuurt.
Strategische kijk op het MJOP
Het MJOP is vandaag de dag relevanter dan ooit. Niet als statisch overzicht, maar als integraal onderdeel van een strategisch facilitair beleid. Door het plan te verbinden aan digitalisering, duurzaamheid en contractmanagement, versterkt de facility manager zijn positie als spil tussen beleid en uitvoering.
BaseCamp Solutions ondersteunt organisaties met het adequaat beheer van hun gebouwen en installaties en ondersteunt bij het actueel houden en het integreren van MJOP’s binnen het bredere beheerproces. Met onze Facility Camp-dienst zorgen wij voor inzicht, grip én continuïteit. Neem contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen.
