Binnen facilitair beheer draait het niet alleen om het organiseren van onderhoud, schoonmaak en gebouwbeheer. Eén aspect dat vaak onderschat wordt, maar direct invloed heeft op de tevredenheid van gebruikers, is de snelheid waarmee storingen worden opgepakt en opgevolgd. Of het nu gaat om een defecte deur, een storing aan de verwarming, een verstopt riool of problemen met de verlichting, je organisatie wordt direct geraakt als dit niet snel en goed wordt opgepakt.
Adequate opvolging van storingen is daarom geen luxe, maar een noodzaak. Het verhoogt de betrouwbaarheid van jouw facilitaire organisatie en zorgt ervoor dat gebruikers zich gehoord en serieus genomen voelen. In dit artikel geven wij je een aantal tips!
Een storing is nooit alleen technisch
Wanneer er iets misgaat, heeft dat vaak bredere gevolgen dan alleen het technische mankement. Een storing in de lift betekent voor sommige mensen namelijk mogelijk verminderde toegang tot hun werkplek. Een klimaatinstallatie die niet goed functioneert, beïnvloedt direct het comfort en daarmee de productiviteit. Sector afhankelijk (zorg, industrie, onderwijs) kunnen bepaalde storingen zelfs tot onveilige situaties leiden. Daarom is het van belang dat je storingen niet alleen registreert, maar ook structureel opvolgt en dat snel en helder zonder ruis in de communicatie.
Zorg voor structuur en overzicht
Een professionele aanpak begint met een goed meldingsproces. Bij BaseCamp Solutions gebruiken we een centrale servicedesk en altijd een FMIS (Facility Management Informatie Systeem). Hierdoor weet jij altijd waar een melding zich in het proces bevindt, wie er verantwoordelijk is voor de opvolging en of de afgesproken reactietijden gehaald worden. Korte lijnen, duidelijke prioritering en overzichtelijke communicatie zorgen ervoor dat storingen niet blijven liggen. Zo houd je grip op de situatie én op de verwachtingen van jouw gebruikers.
Noot: Verder geeft registratie van storingen inzicht in de staat van inventaris items en help het o.a. bij het effectief uitvoeren van het planbaar onderhoud en besluitvorming t.a.v. vervanging.
Van reactief naar proactief werken
Snelle opvolging is belangrijk, maar het echte verschil maak je wanneer je verder kijkt dan de losse melding. Door storingsdata te verzamelen en analyseren, krijg je inzicht in terugkerende problemen. Daarmee kun je structurele verbetermaatregelen nemen, bijvoorbeeld door onderhoudscontracten aan te passen en/of processen opnieuw in te richten.
Met Facility Camp ondersteunen wij je niet alleen bij het opvolgen van storingen, maar ook bij het analyseren van trends en het verbeteren van je facilitaire beleid. Zo werk je niet alleen aan het ‘blussen van brandjes’, maar aan structurele verbetering van je dienstverlening als facilitaire afdeling binnen de organisatie.
Klantbeleving als resultaat
Een gebouw waarin storingen snel en professioneel worden opgevolgd, geeft vertrouwen bij de gebruikers en een positief effect op de klantbeleving. Alle gebruikers merken dat er aandacht is voor hun werkomgeving. Dat draagt bij aan de tevredenheid en zorgt voor rust in de organisatie. Zeker in omgevingen waar gebruikers afhankelijk zijn van goed functionerende faciliteiten om hun werk te kunnen doen, zoals zorginstellingen, magazijnen, kantoren of scholen, is dit van directe toegevoegde waarde. Verder heeft een betrouwbare storingsafhandeling een positief effect op de reputatie van jouw organisatie. Je laat zien dat je de facilitaire processen onder controle hebt en professioneel omgaat met incidenten.
Meer grip met Facility Camp
Met Facility Camp van BaseCamp Solutions haal je niet alleen ondersteuning in huis, maar ook structuur, inzicht en rust. Wij helpen je om storingen snel op te volgen, processen te standaardiseren en het serviceniveau structureel te verhogen. Wij denken proactief met je mee in mogelijkheden en oplossingen. Zo Krijg je inzicht en grip op je facilitaire organisatie en kun jij je richten op jouw kerntaken. Neem gerust contact met ons op.
